Jakie zmiany obowiązują od początku roku w przechowywaniu akt pracowniczych? Dla kogo dokumenty mogą być przechowywane krócej, 10 lat, a dla kogo muszą być przechowywane przez 50 lat? E-akta,czyli co to jest?

Od początku 2019 roku weszły w życie zmiany zasad przechowywania akt pracowniczych. Pracodawcy mogą przejść na e-akta, czyli przechowywać dokumentacje pracowniczą w postaci elektronicznej. Wtedy skraca się okres przechowywania akt pracowniczych, ale tylko dla określonych grup pracowników. Oto relacja z dyżuru poświęconego tym zagadnieniom. Na pytania
odpowiadała Joanna Karsznia z oddziału ZUS w Bydgoszczy.

Przeczytaj też: E-akta 2019 - Co się zmieniło? Jest prościej i taniej

Prowadzimy jednoosobową teraz działalność gospodarczą, mąż ma sklep. Jeszcze dwa lata temu zatrudnialiśmy pracowników. Jednak ze względu na wiek męża chcemy to zlikwidować. Gdzie powinny trafić akta pracowników?
Ustawa o e-aktach dotyczy akt zatrudnianych pracowników. Jeśli mąż nadal prowadzi działalność, może się zdecydować na skrócenie przechowywania dokumentów. Jeśli zdecyduje się skrócić okres przechowywania dokumentacji, musi złożyć do ZUS oświadczenie o zamiarze przekazania raportu informacyjnego (ZUS OSW). Następnie w ciągu 12 miesięcy musi przekazać do ZUS raport informacyjny (ZUS RIA) za osoby, które zatrudniał po raz pierwszy w latach 1999-2018, a które zostały zwolnione do 31 grudnia 2018 r. Dla tych osób po 10 latach będzie mógł zlikwidować tę dokumentację.

Jeśli się na to nie zdecydujecie, macie obowiązek przechowywać dokumenty przez 50 lat. Okres 50 lat przechowywania akt pracowniczych liczy się od dnia, w którym dana osoba zakończyła (lub zakończy) pracę u swojego pracodawcy.

Jeśli zatrudnialiście Państwo pracowników po raz pierwszy po 1 stycznia 1999 r., i chcą Państwo skrócić okres przechowywania dokumentacji pracowniczej z 50 do 10 lat, to należy złożyć komplet dokumentów do ZUS o których mówiłam, czyli oświadczenie ZUS OSW i raporty ZUS RIA. Może to zrobić w Państwa imieniu biuro rachunkowe. W raportach podaje się składniki wynagrodzenia i warunki rozwiązania stosunku pracy. Dane z tych dokumentów ZUS zapisze na koncie ubezpieczonego i będą one uwzględniane przy ustalaniu prawa do świadczeń emerytalno-rentowych oraz ich wysokości. Skrócony okres - 10 lat, liczymy od końca roku, w którym pracodawca złoży raport informacyjny za pracowników zatrudnionych u niego w latach 1999-2018 oraz końca roku, w którym osoba zatrudniona w styczniu 2019 roku lub później zakończy pracę u danego pracodawcy.

Gdy minie 10 lat pracownicy mają prawo zgłosić się do państwa o wydanie im dokumentacji pracowniczej. Jeśli się nie zgłoszą w ciągu miesiąca to można te dokumenty zlikwidować w terminie 12 miesięcy po upływie okresu przeznaczonego dla pracownika na odbiór dokumentacji pracowniczej.

Dla kogo ustawa zakłada skrócenie czasu przechowywania akt pracowniczych?
Ustawa zakłada skrócenie przechowywania dokumentacji pracowniczej z 50 do 10 lat. Dotyczy to osób, które zaczynają pracę w tym roku.

Pracodawca może też krócej przechowywać akta osób po raz pierwszych zatrudnionych w latach 1999-2018. Musi w związku z tym przekazać do ZUS dodatkowe informacje. Musi to być jednak świadoma decyzja. Jeśli pracodawca zdecyduje się skrócić okres przechowywania dokumentacji, musi złożyć oświadczenie (ZUS OSW) o zamiarze przekazywania raportów informacyjnych (ZUS RIA) oraz przekazać do ZUS raport informacyjny (ZUS RIA) za każdego pracownika/zleceniobiorcę zatrudnionego po raz pierwszy w tym okresie, a zwolnionego do 31 grudnia 2018 roku.

Za osoby, które pracodawca przestanie zatrudniać w 2019 roku, powinien przekazać do ZUS RIA razem z wyrejestrowaniem z ubezpieczeń społecznych na druku ZUS ZWUA.

Nowe przepisy nie dotyczą wszystkich pracowników. W niektórych przypadkach pracodawca będzie musiał przechowywać dokumentację pracowniczą przez 50 lat. Chodzi o akta pracowników, którzy zaczęli pracować u danego pracodawcy przed 1 stycznia 1999 roku oraz pracowników, którzy mają okresy pracy górniczej, okresy pracy równorzędnej z górniczą lub zaliczanej do pracy górniczej.

W naszej firmie mamy sporo pracowników zatrudnionych jeszcze w latach 80., którzy cały czas pracują, mają ciągłość zatrudnienia. Czy ich też obejmują e-akta za okres od 1 stycznia 1999?
Dla osób zatrudnionych przed 1 stycznia 1999 nic się nie zmienia, ich akta trzeba przechowywać 50 lat od rozwiązania umowy o pracę. Natomiast za osoby pierwszy raz zatrudnione między 1 stycznia 1999 r. a 31 grudnia 2018 pracodawca sam musi zdecydować, w jaki sposób chce prowadzić dokumentację pracowniczą. Może złożyć raport i skrócić czas przechowywania akt osobowych do 10 lat. Jeśli raportu nie złoży - musi akta przechowywać przez 50 lat.

Z kolei za osoby zatrudnione po 1 stycznia 2019 akta przechowuje się przez 10 lat.

Czy jeśli pracodawca zdecyduje się na prowadzenie dokumentacji pracowniczej w formie elektronicznej, musi o tym powiadomić pracowników i powiedzieć, że później będzie je przechowywał tylko 10 lat?
Jeśli pracodawca zdecyduje się na skrócenie przechowywania akt pracowniczych i złoży oświadczenie ZUS OSW, to musi powiadomić pracowników w sposób przyjęty w danej firmie, że ich akta będą przechowywane 10 lat licząc od końca roku kalendarzowego po roku rozwiązania umowy o pracę.

Czy za zmarłych pracowników pracodawca musi przekazać ZUS RIA?
Tak, pracodawca składa taki raport także za zmarłych pracowników. Wówczas dokumentację papierową mają prawo odebrać w ciągu 30 dni od przekazania informacji o zmianie sposobu prowadzenia dokumentacji: małżonek, rodzice, dzieci, przyjęte na wychowanie i utrzymanie przed osiągnięciem pełnoletności wnuki, rodzeństwo i inne dzieci, z wyjątkiem dzieci przyjętych w ramach rodziny zastępczej lub rodzinnego domu dziecka. Dane z raportu ZUS RIA będą niezbędne między innymi do ustalenia uprawnień do renty rodzinnej.

Jakich dokładnie dokumentów dotyczy zmiana sposobu prowadzenia akt pracowniczych?
Skrócenie czasu przechowywania dokumentacji pracowniczej obejmuje:
* akta osobowe pracowników (informacje i dokumenty zgromadzone w związku z ubieganiem się o zatrudnienie, informacje dotyczące nawiązania stosunku pracy oraz dokumenty dotyczące przebiegu zatrudnienia, a także te związane z rozwiązaniem lub wygaśnięciem stosunku pracy)
* pozostałą dokumentację w sprawach związanych ze stosunkiem pracy - ewidencja czasu pracy, listy płac, karty wynagrodzeń lub inne dowody na podstawie których następuje ustalenie podstawy wymiaru emerytury lub renty i innych świadczeń związanych z pracą, karta ewidencji, przydziału odzieży i obuwia roboczego oraz środków ochrony indywidualnej, a także wypłaty ekwiwalentu pieniężnego za używanie własnej odzieży i obuwia oraz ich pranie i konserwację, a także dokumentacja dotycząca podejrzeń o choroby zawodowe, wypadki przy pracy, wypadki w drodze do i z pracy oraz świadczeniach związanych z tymi chorobami i wypadkami.

Jestem pracodawcą. Czy jeśli zdecyduję się na przejście na e-akta, ale po jakimś czasie uznam, że nie jestem w stanie temu podołać, można się z tej formy wycofać?
Oświadczenie do ZUS o zamiarze przejścia na e-akta (druk ZUS OSW) może pan złożyć w dowolnym terminie, nie ma pośpiechu ani wyznaczonych dat granicznych. Może to pan zrobić w przyszłym roku lub za 2 lata, a nawet za 3 lata. Jeśli zdecyduje się pan skrócić okres przechowywania dokumentacji to oświadcza pan w tym dokumencie, że przekaże raport informacyjny ZUS RIA za każdego ubezpieczonego, którego zatrudnił w latach 1999-2018. Oświadczenie można wycofać, ale wyłącznie przed złożeniem pierwszego raportu. Później już nie. Jeśli wycofa pan oświadczenie, to oznacza to, że akta trzeba przechowywać przez 50 lat.

W jakim terminie od złożenia oświadczenia OSW trzeba przekazać raporty za wszystkich pracowników, których to dotyczy?
Pracodawca składa oświadczenie o zamiarze przekazania raportów informacyjnych - ZUS OSW w dogodnym dla siebie terminie, natomiast raporty informacyjne ZUS RIA za osoby, które zostały zatrudnione od 01.01.1999 r. i równocześnie zwolnione przed 01.01.2019 r. w terminie 12 miesięcy od daty złożenia oświadczenia OSW.

W związku z wejściem przepisów dotyczących e-Akt zmienia się także Program Płatnik. Do kiedy mogę pracować w wersji 10.01.001?
W związku ze skróceniem przechowywania akt pracowniczych zmienią się programy komputerowe służące rozliczeniu z ZUS, zarówno Program Płatnik, jak i e-Płatnik. W okresie 01-25 stycznia można korzystać z obu wersji Programu Płatnik tj. 10.01.001 i 10.02.001. Jednakże jeżeli musimy przekazać do ZUS wyrejestrowanie osoby ubezpieczonej np. pracownika, zleceniobiorcy, czyli dokument ZUS ZWUA, której okres ubezpieczenia zakończył się po 01.01.2019 r. to musimy już przesłać w nowej wersji. Dla osób, które zostaną wyrejestrowane po 01.01.2019 został rozszerzony zakres danych przekazywanych na ZWUA między innymi o: tryb i podstawę prawną rozwiązania stosunku pracy. Od 26.01.2019 r. będzie możliwość przekazywania dokumentów ubezpieczeniowych tylko w wersji Programu Płatnik 10.02.001.

Czy zmiany w przechowywaniu akt pracowniczych coś zmieniają w obowiązku przekazywania za zatrudnionych emerytów i rencistów zaświadczeń o uzyskanych dochodach za rok 2018?
Ustawa o zmianie niektórych ustaw w związku ze skróceniem okresu przechowywaniu akt oraz elektronizacją nie odnosi się do zasad rozliczania świadczeń emerytalno-rentowych. Zasady te pozostają bez zmian. Na pracodawcach ciąży obowiązek przekazania do ZUS informacji o zawarciu ze świadczeniobiorcą umowy, która objęta jest obowiązkiem ubezpieczeń społecznych oraz o wysokości osiągniętego z tego tytułu przychodu. Warto zwrócić jeszcze uwagę, że ten obowiązek dotyczy tylko tych emerytów, którzy jeszcze nie osiągnęli powszechnego wieku emerytalnego, a więc 60 lat dla kobiet i 65 dla mężczyzn. Pracodawcy muszą wywiązać się z tego obowiązku do końca lutego.