Interesant z myszką

System elektronicznego obiegu dokumentów umożliwia składanie wniosków i innych pism przez internet. To ułatwienie, bo już nie będzie trzeba iść osobiście do magistratu, żeby załatwić jakąś sprawę. Wystarczy przesłać wymagane

dokumenty pocztą elektroniczną

korzystając ze skrzynki podawczej pod adresem: **

) **

- Dokumenty przesłane w ten sposób do urzędu traktowane są jako oryginały dostarczone oficjalnie. Nie trzeba ich już przynosić osobiście, nie muszą być na papierze - informuje burmistrz Andrzej Cieśla.

Elektroniczny obieg dokumentów ma też usprawnić pracę samych urzędników. Chodzi o zmniejszenie ilości drukowanego w urzędzie papieru. Teraz w formie papierowej przygotowywane są tylko dokumenty, które muszą być wydrukowane, np. akty prawne, oryginały pism urzędowych.

Nie ma potrzeby robienia tysięcy kopii

Każdy z urzędników taki dokument może dostać bezpośrednio na swój komputer. Do oryginalnych pism system nie pozwala wprowadzić zmian. Jest to forma ich zabezpieczenia. Co więcej, zarówno burmistrzowie jak i sekretarz miasta mogą teraz zatwierdzać dokumenty wirtualnie, przy pomocy połączenia VPN i tzw. podpisu kwalifikowanego.

Czy w magistracie zauważono, że papierowych dokumentów jest mniej? - Na razie ich ilość się nie zmniejszyła, ale pewnie tak się stanie, jeśli mieszkańcy zaczną korzystać ze skrzynki podawczej - mówi burmistrz Cieśla.

Wdrożenie elektronicznego systemu obiegu dokumentów w urzędach to

wymóg unijny i ustawowy

Aleksandrowski urząd jest jednym z pierwszych w naszym regionie, w którym zakończono jego wdrażanie. Podstawą uruchomionego tu systemu jest serwer ethernus 2 smb z oprogramowaniem EmbedOS 2.0. System montowany był przez ostatnie około dwa miesiące. Wprowadzenie systemu to odgórny obowiązek gmin. Niestety pieniądze samorządy muszą na to znaleźć same. Aleksandrów na wdrożenie systemu ze swojego budżetu wydał około 50 tysięcy złotych.

O tym czy system się sprawdzi, będzie można powiedzieć za kilka miesięcy, jak nie lat. Póki co należy mieć nadzieję, że jego awarie nie będą co chwila paraliżowały pracy magistratu. Kolejna sprawa to nadal mały dostęp mieszkańców naszego regionu do internetu. Wiele gospodarstw nadal go nie ma. Trzeba brać też pod uwagę, że znaczny odsetek petentów aleksandrowskiego urzędu to ludzie starsi, którzy po pierwsze nie mają dostępu do sprzętu elektronicznego, a po drugie nie potrafią go obsługiwać. Nadal więc będą przynosić dokumenty w papierze. Na pewno skorzysta na tym młode pokolenie i firmy.