Outsourcing w kujawsko-pomorskim - jakie usługi warto w firmie zlecić zewnętrznym fachowcom?

Outsourcing to określenie składające się z trzech angielskich słów: outside, source, using. W wolnym tłumaczeniu oznacza ono „korzystanie z zewnętrznych zasobów”. W wielu branżach jest dziś ono niezbędne.

W czasach, kiedy rozwijają się technologie i dynamicznie zmienia się rynek pracy, ciągle przybywa zadań, które stają przed przedsiębiorstwami. Często najlepszym wyjściem staje się zaufanie odpowiednim fachowcom. Outsourcing to nie tylko znaczne odciążenie, ale także spora redukcja kosztów.
W jakich dziedzinach warto z niego skorzystać?

Praca tymczasowa

Usługi biur i agencji pracy tymczasowej cieszą się w Polsce dużą popularnością w różnych branżach, takich jak motoryzacja, budownictwo czy opieka nad starszymi. Firmy te działają w oparciu o dwa filary. Pierwszy to poszukiwanie i rekrutacja kandydatów do pracy w firmach-zleceniodawcach. Agencja w imieniu swojego klienta poszukuje kandydatów na wybrane stanowiska, korzystając z własnych baz kandydatów, portali ogłoszeniowych, forów dyskusyjnych czy mediów społecznościowych. Drugi, niemniej ważny filar, to obsługa kadrowa i płacowa pracowników w trakcie ich zatrudnienia, czyli przygotowanie dokumentów, podpisywanie umów, naliczanie i wypłata wynagrodzeń, rozliczanie urlopów, zwolnień czy wystawianie świadectw pracy.

Dla dużych przedsiębiorstw, potrzebujących szerokiej kadry pracowniczej, outsourcing wydaje się propozycją idealną. Jego największą korzyścią jest zwolnienie z wielu obowiązków, w tym zajmującej dużo czasu i nakładów biurokracji. Biura i agencje pośredniczące w zatrudnieniu biorą te zadania na siebie, podczas gdy zlecający może poświęcić się swojej głównej działalności. Zaletą jest też oszczędność – firma zlecająca nie musi tworzyć wewnętrznego działu HR.

Jan Kowalski, prezes agencji pracy X, link:

- Zanim zdecydujemy się na outsourcing pracowniczy, warto sprawdzić, czy biuro lub agencja pracy, z którą zamierzamy współpracować, są godne zaufania. Warto pamiętać, że partnerowi zewnętrznemu powierzamy mu wiele poufnych informacji i danych. W dzisiejszych czasach powinnością firm pośredniczących w zatrudnienie jest zadbanie o przejrzystość i uczciwość relacji z pracownikami. To ich dobro powinno być dla nas najważniejszą wartością. Firma zlecająca rekrutację również powinna się nim kierować. Warto się upewnić, czy dana agencja dba o zapewnienie bezpiecznego i uczciwego zatrudnienia.

Branża IT

Outsourcing w zakresie technologii informatycznych i programowania ma ogromną przyszłość. Coraz większe zasoby pracy staję się zautomatyzowane, a procesy produkcyjne i usługi opierają się na działania sztucznej inteligencji. Niezbędne staje się zadbanie, by IT w firmie było sprawne i przede wszystkim bezpieczne.

Jan Kowalski, prezes firmy X, link:

- Outsourcing w IT to kompleksowa opieka nad urządzeniami, serwerami, aplikacjami i firmowym oprogramowaniem. Informatycy monitorują sieć przedsiębiorstwa, usuwają awarie oraz słabe punkty, wzmacniają w kontekście potencjalnego ataku hakerów. Szczególnie ważne wydaje się to w firmach, które swoje usługi opierają na działaniu aplikacji (firmy oferujące usługi finansowe, ubezpieczenia, sklepy internetowe). Outsourcing pozwala przerzucić obowiązki związane z administrowaniem sieci komputerowej, tworzeniem oprogramowania i aplikacji oraz serwisowaniem urządzeń IT na zewnętrzną firmę. W ten sposób obniża się koszty prowadzenia przedsiębiorstwa.

Dzięki outsourcingowi IT ani właściciel, ani menadżerowie, ani pracownicy firmy nie muszą orientować się w nowinkach technologicznych i rozumieć skomplikowane modele działania urządzeń i sieci. Nie trzeba się też skupiać na zarządzaniu zespołem specjalistów ds. IT, organizowaniu dla nich szkoleń i ogólnym dbaniu o to, by bardzo dobrze orientowali się we wszystkich doniesieniach branżowych. Wystarczy te obowiązki przenieść na firmę zewnętrzną.

Szkolenia

Wspomniane wyżej szkolenia również są bardzo przydatnym rozwiązaniem oferowanym przez firmy outsourcingowe. Podczas gdy niemal co roku zmienia się specyfika rynku pracy oraz zmieniają się potrzeby i oczekiwania klientów i partnerów, potrzebne jest stosowanie nowych rozwiązań. Nowe kompetencje pracownicy przedsiębiorstwa zdobędą dzięki szkoleniu firmy zewnętrznej. Szkolenia i warsztaty podnoszące kwalifikacje pracowników mogą dotyczyć niemal każdej dziedziny wiedzy i umiejętności. Korzyści z outsourcingu szkoleń jest wiele.

To między innymi: kompleksowe wsparcie dla firmy w planowaniu, organizacji i koordynacji szkoleń, uproszczenie procesu zarządzania szkoleniami dopasowana do potrzeb i procedur firmy, archiwizacja danych o szkoleniach pracowników. Firma szkoleniowa przejmuje planowanie, zarządzanie, koordynację działań, komunikację z pracownikami oraz kontrolę dokumentacji związanej ze szkoleniami. Firma przyjmująca szkolenie ma gwarancję terminowego i efektywnego zarządzania tymi procesami.

Jan Kowalski, prezes firmy X, link:

- Czym powinny kierować się firmy przy wyborze firm szkoleniowych? Z pewnością decydującym czynnikiem powinno być jej doświadczenie w tym zakresie. Przyda się zapoznanie się z portfolio przeprowadzonych projektów. Ważne jest również dopasowanie profilu firmy szkoleniowej do profilu firmy-zleceniodawcy. Chodzi o to, by firma szkoleniowa miała doświadczenie w koordynowaniu szkoleń obligatoryjnych dla firm o podobnej wielkości, zasięgu działania, a jeśli to możliwe – podobnej branży. Nie bez znaczenia są również posiadane przez szkoleniowców certyfikaty jakości. Wówczas istnieje duże prawdopodobieństwo, iż mamy do czynienia z partnerem, którego poszukujemy: firmy oferującą kompleksową obsługę szkoleniową, tj. monitoruje bazę ważności szkoleń, kieruje i zaprasza pracowników na szkolenia, dostarcza i organizuje szkolenia, prowadzi pełną dokumentację szkoleniową pracownika, aktualizuje dane w bazach.

BHP

Aby pracownicy przedsiębiorstwa mogli spokojnie skupić się na pracy, potrzebne jest stworzenie im bezpiecznych warunków do działania. Dlatego tak ważne jest zadbanie o zasady bezpieczeństwa i higieny pracy. A te najlepiej powierzyć specjalistom.
Polskie i europejskie prawo zawiera wiele przepisów i zasad dotyczących bezpieczeństwa i higieny pracy. Za ich nieprzestrzeganie pracodawcom grożą kary finansowe, a w niektórych przypadkach nawet odpowiedzialność karna.

Jan Kowalski, prezes firmy X, link:

- W przypadku outsourcingu BHP firma-zleceniobiorca przejmuje kontrolę nad wypełnianiem przepisów BHP w przedsiębiorstwie. Wówczas do jej zadań należy dokonywanie analizy i oceny ryzyka zawodowego, zlecanie badań i pomiarów czynników pracy, reprezentowanie firmy przed organami kontrolnymi, analizowanie przyczyn wypadków i reprezentowanie firmy w postępowaniach powypadkowych.

Outsourcing to także zapewnienie zespołowi pracowników odpowiedniej wiedzy w zakresie zasad bezpieczeństwa i higieny pracy. Firma szkoleniowa jej dostarcza. Zapewnia również wymagane wyposażenie, a stała obsługa BHP jest wspierana przez regularne audyty. W ramach outsourcingu oferowane jest też szkolenie z pierwszej pomocy.

Księgowość i faktoring

Nikt nie lubi „papierkowej roboty”. Na rynku swoje usługi oferują firmy, które zrobią to za nas. Wypełniają obowiązki związane z prowadzeniem ksiąg, kalkulacją wynagrodzeń oraz zapewnieniem sprawozdawczości rachunkowo-podatkowej, ciążących na przedsiębiorcy. Ten oszczędza na czasie, kosztach i może skupić się na na swojej głównej działalności, tzw. core business.

Outsourcing księgowości to także ochrona przed ryzykiem popełnienia błędów przez wewnętrznego księgowego. Biuro rachunkowe przejmuje ryzyko realizowanych zleceń i ponosi ich konsekwencje w przypadku uchybienia przepisom. Firma zatrudnia specjalistów z doświadczeniem i znajomością zmieniającego się dynamicznie prawa podatkowego.

Jan Kowalski, prezes firmy X, link:

- Finanse firmy, a szczególnie ich sfera fiskalna, to dziedzina, w której nie warto improwizować i posiłkować się wiedzą zdobytą na własną rękę. Niech administrowanie formalnościami związanymi z finansami przedsiębiorstwa zajmą się ci, którzy znają się tym najlepiej. Na bieżąco śledzą zmieniające się przepisy i są w stanie zadbać o przejrzystość firmowych aktywów. Dlatego lista usług outsourcingowych biur rachunkowych jest długa. To m.in. przygotowywanie raportów zarządczych, nadzór księgowy, zastępstwo personelu księgowego, przeglądy ewidencji księgowej za minione okresy sprawozdawcze, adaptacja systemów finansowych, archiwizacja dokumentów, analizy finansowe, projektowanie oraz organizowanie procesów rachunkowych i pomiar ich efektywności.

Jedną ze składowych outsourcingu księgowego, a jednocześnie jednym z najlepszych sposobów na utrzymanie płynności finansowej firmy, szczególnie w trudnych czasach, jest faktoring. To usługa finansowa polegająca na wykupie przez firmę faktoringową od przedsiębiorstwa należności z tytułu sprzedaży towarów lub usług. Dzięki temu twoja firma uzyskuje środki finansowe natychmiast po wystawieniu faktury i nie musi oczekiwać na przypływ środków od kontrahenta. Faktoring to także pakiet dodatkowych usług, takich jak prowadzenie kont rozliczeniowych odbiorców, monitorowanie i egzekwowanie płatności oraz przejęcie ryzyka niewypłacalności kontrahentów. Firma korzystająca z faktoringu może spłacać swoje zobowiązania na bieżąco, planować zarządzanie finansami, a przez to rozwijać się bez niepotrzebnych „dołków” i przestojów.

Zaopatrzenie

Na przestoje nie można sobie pozwolić także w przypadku dużych procesów produkcyjnych. W tym wypadku niezwykle ważne jest regularne i pewne zaopatrzenie w potrzebne komponenty, dzięki którym proces zostanie utrzymany, a ostateczny produkt dotrze do klienta.

W celu zapewnienia nieprzerwanej produkcji warto zdecydować się na przekazanie tych zadań firmie zewnętrznej. Outsourcing zaopatrzenia przewiduje m.in. zakupy materiałów związanych z produkcją i utrzymaniem ruchu, weryfikację dostawców pod kątem założonych kryteriów, pozyskiwanie nowych i utrzymanie współpracy z dotychczasowymi dostawcami, negocjacje cen, obsługę logistyczna, obsługę reklamacji, a także dokonywanie bieżącej i okresowej oceny dostawców.
Ciągłość działalności cenna jest szczególnie w przypadku przedsiębiorstw handlowych.

Jan Kowalski, prezes firmy X, link:

- Firma zewnętrzna zarządza zakupami w imieniu przedsiębiorstwa zlecającego.
ilości niezależnych elementów składających się na prawidłowe funkcjonowanie działu zakupów. Dzięki outsourcingowi zakupów możliwe jest osiągnięcie sporych oszczędności. Firma nie musi już tworzyć kosztownego w utrzymaniu wewnętrznego działu zaopatrzenia. Odpadają również koszty związane z rekrutacją i szkoleniem specjalistów. To także duża oszczędność czasu, który przedsiębiorca musiałby poświęcić na czynności związane z wyszukiwaniem nowych dostawców, oceną współpracy, zakupami materiałów i innymi usługami. Kolejną zaletą jest zapewniana dzięki outsourcingowi elastyczność – możliwość dostosowania się do wymagań przedsiębiorcy, a jednocześnie zostawienie mu pola na inne, strategiczne działania. Zewnętrzna firma zaopatrzeniowa powinna posiadać doskonałą znajomością rynku, a jej pracownicy – doświadczeniem w pracy w różnych warunkach i okolicznościach.

Marketing

Jedną z najpopularniejszych form outsourcingu jest zdanie na partnera zewnętrznego obowiązków związanych z marketingiem. Budowanie marki firmy i zdobywanie kolejnych grup klientów to zajęcie skomplikowane, odpowiedzialne i przede wszystkim czasochłonne. Cenne jest również znajomość procesów marketingowych i kreatywność, którą nie każdy przedsiębiorca musi posiadać, o która w marketingu jest najcenniejszą walutą.

Jan Kowalski, prezes firmy X, link:

- Profesjonalne agencje marketingowe biorą na siebie całość działań marketingowych, które mają na celu zwiększenie rozpoznawalności marki wśród klientów, a w efekcie – zwiększenie sprzedaży jej produktów lub usług. Outsourcing marketingu to m.in. tworzenie kompleksowych strategii promocyjnych, kreowanie wizerunku marki poprzez portale społecznościowe, projektowanie plakatów, strony internetowej, listy mailingowej, ale także opracowanie materiałów wizerunkowych (ulotki, wizytówki, oferty, prezentacje), zaplanowanie akcji promocyjnych, wydarzeń specjalnych (dni otwarte, targi, eventy branżowe), działania public relations, a nawet tworzenie nowych produktów i usług. Nie każdy przedsiębiorca ma wiedzę i talent do kreatywnego, angażującego potencjalnych klientów wykorzystania potencjału swojej firmy. Marketingowcy to potrafią. Outsourcing usług marketingowych sprawia, że zarówno przedsiębiorca może skupić się na swoich najważniejszych celach, jak i zewnętrzna firma marketingowa może w całości poświęcić się stworzeniu takiej strategii kampanii, która osiągnie pożądane efekty.

Zalet takiego rozwiązania jest wiele. Jedną z największych, jak w przypadku innych rodzajów outsourcingu, jest spora oszczędność, dzięki rezygnacji z wewnętrznego działu marketingu. Korzyścią jest również możliwość skupienia się na głównej działalności i pozostawienie kreatywnej jej części specjalistom w tym zakresie.

Sprzątanie

Dbanie o czystość i higienę w miejscu pracy wydaje się czymś oczywistym. Jednak zapewnienie warunków pracy na najwyższym poziomie to zadanie wymagające fachowości i przede wszystkim czasu. Warto ten czas zachować na działania kreatywne, a troskę o czyste pomieszczenia zostawić specjalistom.

Jan Kowalski, prezes firmy X, link:

- Korzyści z outsourcingu sprzątania jest bardzo dużo. To przede wszystkim pewność, że fachowcy zadbają o wypełnienie indywidualnych potrzeb i wymagań danego przedsiębiorcy. W przypadku powtarzalnych, z pozoru prostych czynności, ich jakość często spada z powodu wkradającej się rutyny. Pracownicy firm sprzątających tej rutyny nie mają, a szczegóły każdego zlecenia ustalane są indywidualnie. Ważne jest również to, że zleceniodawca nie musi poświęcać swojego cennego czasu na dobranie odpowiednich środków czystości czy sprzętu. To wszystko leży po naszej stronie. Oczywiste są także korzyści finansowe.

Zatrudnianie sprzątaczki na etat niekoniecznie jest opłacalne, ponieważ nie wykonuje ona tych samych czynności każdego dnia. Nie każda posiada również uprawnień do wykonywania określonego rodzaju prac, dlatego potrzebne jest finansowanie kolejnych kosztownych szkoleń. Firmy sprzątające zatrudniają osoby wykwalifikowane i posiadające odpowiednie uprawnienia.

Outsourcing sprzątania warto rozważyć również dlatego, że zewnętrzne firmy pomogą w zadbaniu o zachowanie standardów proekologicznych. Nie tylko posprzątają siedzibę, ale odpowiednie posegregują i zabezpieczą odpadki.