Kiedy pracodawca może obniżyć pensję przez COVID-19? Czy nadal może to zrobić na mocy specustawy?

Ustawa wprowadzająca tzw. tarczę antykryzysową (pakiet ustaw przyjętych w ramach zwalczania pandemii COVID-19 i zapobiegania jej negatywnym skutkom) daje pracodawcy możliwość czasowego zwolnienia z obowiązku świadczenia pracy i obniżenia pracownikowi pensji o 50% w ramach przestoju ekonomicznego lub wprowadzenia obniżonego wymiaru czasu pracy (maksymalnie o 20%), co wiąże się z adekwatnym obniżeniem wynagrodzenia. Z prawnego punktu widzenia oba rozwiązania oznaczają czasową redukcję etatów. Można je wprowadzić wyłącznie na drodze porozumienia z pracownikami.

Pracodawca, którego przychody ze sprzedaży towarów lub usług spadły w następstwie COVID-19, może obniżyć pracownikowi wynagrodzenie ze względu na objęcie pracowników przestojem ekonomicznym lub obniżonym wymiarem czasu pracy. Daje mu taką możliwość ustawa antykryzysowa (tzw. ustawa covidowa, specustawa), czyli ustawa o szczególnych rozwiązaniach związanych z zapobieganiem, przeciwdziałaniem i zwalczaniem COVID (Dz.U.2020.1842). Aby obniżenie wynagrodzenia było możliwe, pracodawca musi spełnić ściśle określone warunki.

W tzw. ustawie covidowej (art. 15g ust. 5) jest mowa o przestoju zdefiniowanym w ustawie z 11 października 2013 r. o szczególnych rozwiązaniach związanych z ochroną miejsc pracy. Przestój ekonomiczny określony został w tej ustawie jako „okres niewykonywania pracy przez pracownika z przyczyn niedotyczących pracownika pozostającego w gotowości do pracy”.

Pracodawca spełniający wymagania określone ustawowo może ubiegać się o dofinansowanie wynagrodzeń pracowników z Funduszu Gwarantowanych Świadczeń Pracowniczych. Wniosek o przyznanie dofinansowania należy złożyć do 30 dni od dnia odwołania stanu zagrożenia epidemicznego lub stanu epidemii. Pracodawcy, którzy nie skorzystali jeszcze z dofinansowania, nadal mogą ubiegać się o pomoc. Wsparcie skierowane jest do przedsiębiorców w rozumieniu art. 4 ust.1 lub 2 ustawy z dnia 6 marca 2018 r. - Prawo przedsiębiorców (Dz. U. z 2019 r. poz. 1292, z późn. zm.), np: mikroprzedsiębiorców, małych, średnich i dużych firm.

Pracodawca odczuwający negatywne skutki COVID-19 może ubiegać się o wsparcie związane z utrzymaniem miejsc pracy, o którym jest mowa w art. 15g i art. 15zzb–15zze ustawy z dnia 2 marca 2020 r. o szczególnych rozwiązaniach związanych z zapobieganiem, przeciwdziałaniem i zwalczaniem COVID-19 (z późn. zm.). Możliwe jest otrzymanie dofinansowania miejsc pracy na okres do 3 miesięcy. Dofinansowanie wynagrodzenia przysługuje na pracowników objętych przestojem ekonomicznym albo obniżonym wymiarem czasu pracy. Nawet gdy okres pobierania dofinansowania zakończy się, pracodawca może utrzymać obniżony wymiar czasu pracy bądź przestój.

Obniżenie wynagrodzenia może mieć miejsce, nawet jeżeli pracodawca nie wnioskuje o dofinansowanie wynagrodzeń pracowników.

Przepisy tzw. ustawy covidowej dopuszczają obniżenie wynagrodzeń pracowników po spełnieniu określonych warunków. Spadek sprzedaży towarów lub usług musi wynieść co najmniej 15% przez dwa następujące po sobie miesiące, w porównaniu z łącznymi obrotami z analogicznego okresu sprzed roku lub spadek sprzedaży towarów lub usług w dowolnym miesiącu kalendarzowym poprzedzającym dzień złożenia wniosku musi wynieść co najmniej 25% obrotów z poprzedniego miesiąca. Ponadto firma powinna być wypłacalna i nie może zalegać z opłatą podatków, składek na ubezpieczenie społeczne, ani składek na ubezpieczenie zdrowotne.

Aby obniżyć wymiar czasu pracy lub wprowadzić przestój ekonomiczny, pracodawca musi zawrzeć porozumienie ze związkiem zawodowym, a jeżeli takowy nie działa przy zakładzie pracy, to z obiektywnie wybraną reprezentacją pracowników. Kopia porozumienia powinna trafić do właściwego, okręgowego inspektoratu pracy.

Zgodnie ze specustawą podczas przestoju ekonomicznego wynagrodzenie może zostać obniżone maksymalnie o 50%, ale nie może być niższe od minimalnego wynagrodzenia za pracę ustalanego na podstawie przepisów o minimalnym wynagrodzeniu za pracę, przy uwzględnieniu wymiaru czasu pracy.

Wymiar czasu pracy nie może zostać obniżony o więcej niż 20%, przy czym można obniżyć go maksymalnie do 0,5 etatu. Wynagrodzenie przy obniżonym wymiarze czasu pracy nie może znajdować się poniżej tzw. najniższej krajowej, tj. nie może znaleźć się poniżej minimalnego wynagrodzenia za pracę, którego wysokość ustalono na podstawie obowiązujących przepisów, przy uwzględnieniu wymiaru czasu pracy. Pracodawca, który obniża wymiar czasu pracy bez dofinansowania, powinien wziąć pod uwagę wymiar czasu pracy obowiązujący przed jego obniżeniem.

Artykuł 81 Kodeksu pracy daje pracodawcy możliwość wprowadzenia przestoju obowiązującego w czasie niewykonywania pracy, np. z powodu tymczasowego zamknięcia zakładu pracy. Jest to de facto przerwa w wykonywaniu pracy. Przepisy zawarte w Kodeksie pracy umożliwiają pracodawcy wprowadzenie przestoju i obniżenia pensji do 60% wynagrodzenia, przy czym pracownik musi pozostać w gotowości do świadczenia pracy.

W przeciwieństwie do przestoju, o którym jest mowa w tzw. ustawie covidowej, przestój określony w art. 81 k.p. może zostać wprowadzony jednostronnie, bez uzgodnień z pracownikami. Nie ma również ograniczeń czasowych odnośnie okresu obowiązywania takiego przestoju. Ponadto przy wypłacie wynagrodzenia podczas tradycyjnego przestoju uwzględnia się wynagrodzenie zasadnicze określone w umowie (wynikające z osobistego zaszeregowania oraz określone stawką godzinową lub miesięczną).

Przestój kodeksowy (z art. 81 k.p.) nie jest tożsamy z przepisami tzw. tarczy antykryzysowej, która przewiduje specjalne rozwiązania związane z pandemią COVID-19. Pracodawca obejmujący pracowników przestojem, o jakim jest mowa w tzw. ustawie covidowej, może obniżyć wynagrodzenie do 50%, ale nie poniżej minimalnego wynagrodzenia za pracę. Pracodawcy, którzy wprowadzili taki przestój, mogą ubiegać się o rządowe dofinansowanie w formie dopłat do pensji pracowników.

Pracownik skierowany na kwarantannę domową może pracować, o ile nie ma objawów choroby, dobrze się czuje i nie pobiera świadczenia chorobowego. Osoba, która otrzymuje wygrodzenie chorobowe (wypłaca je pracodawca) lub zasiłek chorobowy (wypłaca go ZUS), nie może świadczyć pracy, nawet zdalnie.  

Aby otrzymać świadczenie chorobowe, trzeba mieć opłacone ubezpieczenie chorobowe oraz posiadać zwolnienie lekarskie z zaświadczeniem o niezdolności do pracy. Warto podkreślić, że nie można wykonywać pracy zarobkowej w okresie niezdolności do pracy. W tym przypadku zastosowanie ma ustawa zasiłkowa.

Okres obowiązkowej kwarantanny nie nie musi pokrywać się z czasem niezdolności do pracy z powodu choroby. Ponadto pracownik nie ma obowiązku wystąpienia o świadczenie chorobowe za czas kwarantanny. Jeżeli nie ma objawów choroby, może umówić się z pracodawcą na pracę zdalną. Praca zdalna w trakcie kwarantanny domowej możliwa jest wyłącznie wtedy, gdy wyrazi na nią zgodę pracownik i pracodawca.

Obecnie trwają prace legislacyjne nad umożliwieniem pracy zdalnej osobom przechodzącym COVID-19 lekko lub bezobjawowo (stan na 2 grudnia 2020 r.).

Izolacji domowej poddawane są osoby chore na COVID-19, które uzyskały pozytywny wynik testu na obecność wirusa SARS-CoV-2. Nawet pracownik, który nie ma żadnych objawów COVID-19, pozostaje osobą chorą. Z uwagi na powyższe pracodawca nie powinien go nakłaniać do świadczenia pracy w trakcie izolacji. Jeżeli mamy do czynienia z osobą samozatrudnioną, która pobiera świadczenie chorobowe, także nie powinna ona pracować w trakcie izolacji.

Warto wiedzieć, że osoba zakażona COVID-19 nie jest automatycznie kierowana na zwolnienie lekarskie. Lekarz może jednak wypisać L4, a dodatkowo – wystawić zaświadczenia o czasowej niezdolności do pracy. Obowiązujące przepisy nie mówią wprost, czy w trakcie izolacji domowej wolno pracować zdalnie, natomiast nie ulega wątpliwości, że osoba skierowana na izolację domową nie może opuszczać swojego miejsca pobytu.

ZUS ma dostęp do informacji dotyczących kwarantanny i izolacji domowej. Pochodzą one z systemu informatycznego EWP i są udostępniane płatnikom składek (np. pracodawcom) na portalu PUE ZUS. Wgląd w dane na temat kwarantanny i izolacji w PUE ZUS mają także pracownicy.  

Jeżeli dane o kwarantannie lub izolacji widnieją w systemie PUE ZUS, pracownik nie musi składać oświadczenia o odbyciu kwarantanny bądź izolacji. Jeżeli jednak danych nie ma w systemie, w ciągu trzech dni roboczych od daty zakończenia kwarantanny lub izolacji należy złożyć u pracodawcy oświadczenie o odbyciu kwarantanny lub izolacji.

W przypadku osoby podlegającej kwarantannie z powodu zamieszkiwania z osobą zakażoną COVID-19, w systemie EWP nie będzie widoczna decyzja sanepidu, ponieważ kwarantanna została nałożona automatycznie z chwilą uzyskaniu pozytywnego testu na obecność wirusa SARS-CoV-2 przez osobę chorą. W takim przypadku trzeba złożyć u pracodawcy oświadczenie o konieczności odbycia kwarantanny, które będzie podstawą do wypłaty świadczenia chorobowego. (Świadczenie zostanie wypłacone po potwierdzeniu informacji podanych w oświadczeniu przez Państwową Inspekcję Sanitarną.) Jeżeli płatnikiem składek jest ZUS, pracodawca ma 7 dni na przekazanie oświadczenia do ZUS.

W oświadczeniu należy podać: imię i nazwisko, numer PESEL oraz datę rozpoczęcia i zakończenia obowiązywania kwarantanny lub izolacji domowej. Oświadczenie należy własnoręcznie podpisać.

Pracownik objęty kwarantanną lub izolacją domową nie musi dostarczyć pracodawcy papierowej decyzji sanepidu, ani zwolnienia lekarskiego. Firma może sprawdzić potrzebne informacje na platformie PUE ZUS. Warto jednak zaznaczyć, że ubezpieczony pracownik nie otrzymuje automatycznie zasiłku chorobowego z ZUS z tytułu kwarantanny lub izolacji. Powinien złożyć wniosek o wypłatę świadczenia.

Zasiłek chorobowy z ZUS jest wypłacany dopiero po złożeniu przez pracownika wniosku o jego wypłatę. Wniosek należy złożyć w ZUS lub u pracodawcy. Można go wypełnić i wysłać elektronicznie, na platformie PUE ZUS. Zakład Ubezpieczeń Społecznych weryfikuje dane z wniosku na podstawie informacji z systemu informatycznego Centrum e-Zdrowia (EWP).

Wypłacane za pierwsze 33 lub 15 dni niezdolności do pracy wynagrodzenie chorobowe przysługuje osobom z umowami o pracę. Co do zasady, osoba z umową cywilnoprawną nie otrzyma wynagrodzenia chorobowego za okres niewykonywania pracy, chyba że w umowie zapisano inaczej.