Regulamin zapisów na Forum Rolnicze

§1 Postanowienia ogólne
1.Regulamin określa warunki zapisów na listę gości X Forum Rolniczego w Bydgoszczy.
IX Forum Rolnicze (zwane dalej: Forum) jest organizowana przez Polska Press spółka z ograniczoną odpowiedzialnością z siedzibą w Warszawie, ul. Domaniewska 45, 02-672 Warszawa, wpisana przez Sąd Rejonowy dla m.st. Warszawy XIII Wydział Gospodarczy Krajowego Rejestru Sądowego do Rejestru Przedsiębiorców pod numerem KRS 0000002408, o kapitale zakładowym w wysokości 42.000.000,00 PLN, NIP 522-01-03-609, REGON 012047699 (dalej jako: “Organizator”).
2.Współorganizatorem X Forum Rolniczego jest Kujawsko-Pomorski Ośrodek Doradztwa Rolniczego w Minikowie, 89-122 Minikowo, NIP 558-17-42-615. Współorganizator prowadzi z Organizatorem współpracę merytoryczną, jednakże nie decyduje o celach ani sposobach przetwarzania danych osobowych, w tym danych Gości Forum.
3.Forum odbędzie się odbędzie się 2 grudnia 2023 r. o godz. 11:00 w Cukrowni Żnin, przy ul. Janickiego 1 w Żninie. W ramach Forum odbędą się panele tematyczne.
4.Gościem Forum jest każda osoba spełniająca wymagania określone w pkt 10, której udział w Forum został potwierdzony przez Organizatora po uprzednim przesłaniu przez Gościa formularza zgłoszeniowego.
5.Uczestnictwo w Forum jest bezpłatne.
6.Formularz zgłoszeniowy oznacza formularz dostępny pod adresem pomorska.pl/zapisy_forum za pomocą którego następuje Rejestracja;
7.Forum oznacza organizowane przez Organizatora wydarzenie, którego dotyczy
Rejestracja;
8.Regulamin oznacza niniejszy regulamin;
9.Rejestracja oznacza proces samodzielnego zgłoszenia się do udziału w Forum;
10.Partner oznacza partnera Forum: Anro-Trade Sp. z o.o., przy ul. Oliwskiej 58 80-209 Chwaszczyno, NIP: 5890007492
11.Gość/Uczestnik oznacza posiadającą pełną zdolność do czynności prawnych osobę fizyczną, zarejestrowaną do udziału w Forum;
12.Rejestracja uczestnictwa w Forum jest równoznaczna z akceptacją warunków Regulaminu

§2 Rejestracja i udział w Forum
1.Rejestracja następuje wyłącznie w imieniu własnym poprzez samodzielne wypełnienie i przesłanie przez zaproszonego Gościa Formularza zgłoszeniowego dostępnego pod adresem pomorska.pl/zapisy_forum
2.Formularz rejestracji wymaga podania rzeczywistych danych Uczestnika, takich jak:
•imię,
•nazwisko,
•rodzaj uczestnika
•adres mailowy
3.Termin nadsyłania zgłoszenia uczestnictwa w Forum upływa 24 listopada 2023 r. lub do wyczerpania puli miejsc dostępnych na Forum.
4.Za termin dostarczenia zgłoszenia przyjmuje się datę wpłynięcia formularza zgłoszeniowego do Organizatora.
5.Gość, rejestrując się na Forum, potwierdza zamiar uczestnictwa w Forum.
6.Udział w Forum wymaga zaakceptowania niniejszego Regulaminu w sposób określony w formularz.

§3 Prawa i obowiązki Organizatora
1.W przypadku, gdyby Forum nie mogło się odbyć w ustalonym terminie z przyczyn niezależnych od Organizatora (siła wyższa przez którą należy rozumieć zdarzenie nadzwyczajne, niemożliwe do przewidzenia, jak zarządzenia władz, strajki, ulewy, pandemie, epidemie, itp.)., Organizator zastrzega sobie możliwość zaproponowania innego terminu. W takim przypadku uczestnik zostanie o tym powiadomiony niezwłocznie drogą elektroniczną na adres poczty elektronicznej podanej przez Uczestnika podczas zgłoszenia rejestracyjnego.
2.Organizator w przypadkach określonych w pkt 1 zastrzega sobie prawo do zmiany programu Forum.
3.Uczestnik przyjmuje do wiadomości, że Organizator może utrwalić przebieg wydarzenia, a także wykorzystywać taki materiał, w tym również zawierający wizerunek uczestnika Forum jako części całości wydarzenia, w celach dokumentacji organizowanego przedsięwzięcia, jak również reklamowych oraz promocyjnych, w tym w celach związanych z promowaniem następnych edycji Forum. Dodatkowo, Organizator informuje, że w związku z publikacją materiałów dotyczących Forum (w szczególności relacji reporterskiej z wydarzenia) w tytułach prasowych Organizatora (zarówno tradycyjnych (drukowanych), jak i w ramach cyfrowych portali prasowych), Organizator będzie przetwarzał materiał wideo oraz/lub zdjęcia mogące zawierać wizerunki uczestników Forum jako część materiału prasowego w rozumieniu ustawy z dnia 26 stycznia 1984 r. Prawo prasowe. Uczestnikowi z tego tytułu nie przysługuje prawo żądania wynagrodzenia, na co niniejszym Uczestnik wyraża zgodę.
4.Organizator prześle Uczestnikom jednorazową informację z przypomnieniem o zbliżającym się terminie Forum. Do 30 dni po odbyciu się Forum, na adres mailowy, który został podany w formularzu mogą być wysłane przez Organizatora informacje o Forum.

§4 Dane osobowe
1.Administratorem w rozumieniu art. 4 ust. 7 Rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych) danych osobowych uczestników Forum jest Organizator. Klauzula obowiązku informacyjnego dotycząca przetwarzania przez Organizatora danych osobowych uczestników stanowi załącznik nr 1 do niniejszego regulaminu.

§5 Postanowienia końcowe
1.Uczestnik Forum jest zobowiązany do zapoznania się z Regulaminem przed przystąpieniem do Forum i dostosowania się do jego postanowień.

KLAUZULA OBOWIĄZKU INFORMACYJNEGO
Poniżej znajdziecie Państwo informacje na temat przetwarzania Państwa danych osobowych w ramach organizowanego przez spółkę Polska Press sp. z o.o. wydarzenia w postaci „X Forum Rolnicze”
Realizując obowiązek wynikający z Rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/45/WE (dalej: „RODO”) informujemy, że:

1.Administrator danych
Administratorem Państwa danych osobowych jest Polska Press sp. z o.o. z siedzibą przy ul. Domaniewskiej 45, 02-672 Warszawa, wpisana do rejestru przedsiębiorców Krajowego Rejestru Sądowego prowadzonego przez Sąd Rejonowy dla m. st. Warszawy XIII Wydział Gospodarczy po numerem KRS 0000002408, NIP: 522-01-03-609, kapitał zakładowy: 42 000 000 zł (dalej: „Administrator”, „Spółka” lub „my”) będąca organizatorem wydarzenia pod nazwą „X Forum Rolnicze” (dalej jako: „Forum”).

2.Inspektor Ochrony Danych
W Spółce został wyznaczony Inspektor Ochrony Danych, z którym można skontaktować się drogą elektroniczną – na adres e-mail: [email protected] lub listownie - na adres: Inspektor Ochrony Danych, Polska Press sp. z o.o. ul. Domaniewska 45, 02-672 Warszawa.

3.Źródło pozyskania danych osobowych
Państwa dane osobowe przetwarzane na potrzeby rejestracji w Forum pozyskujemy bezpośrednio od Państwa, gdy dokonujecie Państwo zgłoszenia swojego uczestnictwa w organizowanym przez nas Forum.

4.Zakres przetwarzanych danych osobowych
Przetwarzamy Państwa dane osobowe w zakresie niezbędnym do prawidłowej realizacji celów, o których mowa w ust. 5 poniżej, tj. imię, nazwisko, adres e-mail. Możecie nam Państwo podać także numer telefonu. W przypadku podania przez Państwa dodatkowych danych osobowych w ramach złożonej reklamacji, skargi bądź żądania w zakresie realizacji Państwa praw wynikających z RODO, będziemy także przetwarzać te dane osobowe (np. adres korespondencyjny, numer telefonu).

5.Cele i postawy przetwarzania danych osobowych
Będziemy przetwarzali Państwa dane osobowe w celu przyjęcia zgłoszenia Państwa uczestnictwa w organizowanym przez nas Forum, weryfikacji możliwości uczestnictwa przez Państwa w Forum i jego potwierdzenia, oznaczenia Państwa tożsamości jako uczestnika Forum, przesłania Państwu jednorazowej informacji z przypomnieniem o zbliżającym się terminie Forum, jak również przesłania wiadomości zawierającej informacje dotyczące Forum po jego przeprowadzeniu. Dodatkowo, po odbyciu się Forum, przekażemy Państwu drogą elektroniczną materiały/link do materiałów dotyczących Forum. Podstawą prawną przetwarzania przez nas Państwa danych osobowych jest realizacja zawartej przez nas umowy, co odbywa się poprzez akceptację przez Państwa regulaminu Forum (art. 6 ust. 1 lit. b RODO) oraz nasz prawnie uzasadniony interes (art. 6 ust. 1 lit. f RODO) polegający na organizacji Forum, w tym nadzoru nad jego przeprowadzeniem oraz zapewnieniem bezpieczeństwa. W przypadku otrzymania z Państwa strony skargi lub reklamacji, będziemy przetwarzać Państwa dane osobowe w celu ich przyjęcia, rozpatrzenia, a także udzielenia Państwu odpowiedzi w zgłoszonej sprawie – w tym zakresie dane osobowe będą przetwarzane przez Administratora na podstawie art. 6 ust. 1 lit. f RODO, tj. w ramach realizacji tzw. interesu prawnego Administratora polegającego na obsłudze reklamacji, obronie naszych praw oraz poprawy jakości świadczonych przez nas usług. Dane osobowe mogą być przez nas również przetwarzane w celu dochodzenia roszczeń lub obrony naszych praw, na podstawie art. 6 ust. 1 lit. f RODO, a prawnie uzasadnionym interesem realizowanym przez Administratora jest w tym przypadku dochodzenie i obrona przed roszczeniami. W przypadku złożenia przez Państwa wniosku dotyczącego realizacji Państwa praw wynikających z przepisów RODO, podstawą prawną przetwarzania przez nas Państwa danych osobowych będzie art. 6 ust. 1 lit. c RODO (realizacja obowiązków prawnych Administratora) oraz art. 6 ust. 1 lit. f RODO (prawnie uzasadniony interes polegający na obsłudze otrzymywanych zgłoszeń). Administrator może również przetwarzać Państwa dane osobowe na podstawie art. 6 ust. 1 lit. f RODO, tj. w ramach tzw. uzasadnionego interesu prawnego Administratora polegającego na prowadzeniu marketingu bezpośredniego naszego i podmiotów trzecich. W przypadku, gdy osoba, której dane dotyczą, wyrazi dodatkową zgodę na otrzymywanie z naszej strony informacji handlowych dotyczących produktów i usług oferowanych przez nas bądź naszych partnerów oraz przetwarzania danych osobowych w tym celu, to dane osobowe będą również przez nas przetwarzane w ramach prowadzenia działań marketingowych za pośrednictwem kanału komunikacji wybranego przez osobę udzielającą zgody; podstawą prawną prowadzenia działań marketingowych przez Administratora jest w takim przypadku art. 6 ust. 1 lit. a RODO (tj. wyrażona zgoda).

6.Dobrowolność podania danych osobowych
Podanie przez Państwa danych osobowych w celach, o których mowa w pkt 5 powyżej jest dobrowolne, jednakże ich niepodanie może uniemożliwić Państwu rejestrację uczestnictwa w Forum, a niekiedy także realizację innych uprawnień, które Państwu przysługują.

7.Odbiorcy danych osobowych
Administrator może ujawnić Państwa dane osobowe podmiotom wspierającym Administratora w organizacji Forum, jak również świadczącym na rzecz Administratora usługi związane z organizacją wydarzenia, a także obsługę techniczną, informatyczną i administracyjną, w tym: usługi IT, analityczne, serwisowe, archiwizacji i niszczenia dokumentów, obsługi korespondencji, usługi doradcze i prawne, dostawcom narzędzi informatycznych, a także operatorom pocztowym i firmom kurierskim, jak również spółkom z GK Orlen - jeśli będzie to niezbędne do realizacji wewnętrznych procesów administracyjno-biznesowych.
13.W przypadku wyrażenia przez Państwa odrębnej zgody na udostępnienie przez Organizatora Państwa danych osobowych celem przesłania Państwu jednorazowo wiadomości zawierającej informacje handlowe przez Anro-Trade Sp. z o.o. , przy ul. Oliwskiej 58 80-209 Chwaszczyno, NIP: 5890007492 (dalej jako: “Partner”) dotyczącą produktów/usług Partnera, Państwa dane osobowe w zakresie imienia i nazwiska, jak również adresu e-mail i/lub numeru telefonu (w zależności od zakresu złożonych oświadczeń) wraz z informacjami o dacie i sposobie wyrażenia przedmiotowej zgody zostaną udostępnione temu podmiotowi

6.Transfer danych poza EOG
•W związku z prowadzoną przez Administratora działalnością, w szczególności w związku z korzystaniem z Administratora z niezbędnych narzędzi w zakresie IT, może dochodzić do transferu Państwa danych osobowych do państw trzecich, tj. poza Europejski Obszar Gospodarczy, na który składają się państwa członkowskie Unii Europejskiej, a także Islandia, Norwegia i Lichtenstein. Zapewniamy, że transfer realizowany jest przez Administratora wyłącznie w uzasadnionych przypadkach przy każdorazowym poszanowaniu Państwa prywatności.
W przypadku konieczności przekazania danych poza EOG, zagwarantujemy zastosowanie adekwatnych środków ochrony danych osobowych, w tym m.in.: a) art. 45 ust. 1 RODO – na podstawie decyzji Komisji Europejskiej stwierdzającej odpowiedni poziom ochrony (w przypadku krajów, wobec których została wydana taka decyzja), b) art. 46 ust. 2 lit. c) RODO - na podstawie zawartej umowy o transfer danych, opartej na Standardowych Klauzulach Umownych przyjętych w drodze decyzji przez Komisję Europejską, c) art. 47 RODO - w ramach przyjętych wiążących reguł korporacyjnych.
W przypadku przekazania danych poza obszar EOG, przysługuje Państwu prawo do informacji o sposobach uzyskania kopii zabezpieczeń lub o miejscu ich udostępnienia.

7.Okres przetwarzania danych osobowych
Państwa dane osobowe będą przez nas przetwarzane przez okres niezbędny do zapewnienia Państwa prawidłowej rejestracji do Forum oraz umożliwienia uczestnictwa w Forum, w tym przesłania wiadomości z przypomnieniem o zbliżającym się terminie Forum oraz podziękowań za udział w nim wraz z materiałami/linkami do materiałów dotyczących Forum. Dane osobowe osób, które zarejestrowały się do uczestnictwa w Forum, ale ze względu na ograniczoną liczbę miejsc ich rejestracja nie została potwierdzona przez Administratora, usunięte przez nas zostaną niezwłocznie po weryfikacji braku możliwości wzięcia przez te osoby udziału w Forum, chyba że będzie istniała inna podstawa prawna do dalszego przetwarzania tych danych (na przykład w przypadku wyrażenia zgody na otrzymywanie ze strony Administratora informacji dotyczących przyszłych edycji Forum). W przypadkach, gdy podstawą prawną przetwarzania jest nasz uzasadniony interes, to dane osobowe będą przez nas przetwarzane przez okres niezbędny do realizacji celu przetwarzania lub do momentu wyrażenia przez Państwa sprzeciwu, w zależności który warunek ziści się wcześniej. W zakresie działań marketingowych będziemy przetwarzać Państwa dane przez okres w jakim cele wynikające ze zgody lub z naszego prawnie uzasadnionego interesu pozostają ważne, ale nie dłużej niż do chwili złożenia przez Państwa sprzeciwu albo cofnięcia zgody, w każdym przypadku nie dłużej niż przez okres 6 lat od wyrażenia zgody. Dane osobowe mogą być także przetwarzane przez okres, w którym mogą się pojawić ewentualne roszczenia związane z Państwa uczestnictwem w wydarzeniu (np. w związku ze zgłoszoną reklamacją) – okres przedawnienia roszczeń określony jest przepisami Kodeksu cywilnego.
Dane osobowe osób, których możliwości udziału w Forum nie została potwierdzona, a nie będzie istniała podstawa uzasadniająca ich dalsze przetwarzanie przez Administratora, zostaną niezwłocznie usunięte przez Administratora.
Jeżeli dalsze korzystanie z danych osobowych nie będzie konieczne lub nie będzie objęte obowiązkiem wynikającym z przepisów prawa, Administrator podejmie uzasadnione działania w celu usunięcia ich ze swoich systemów i archiwów lub podejmie działania w celu ich anonimizacji.

8.Profilowanie i zautomatyzowane podejmowanie decyzji
Państwa dane osobowe nie będą podlegały profilowaniu. Administrator nie będzie także dokonywać operacji przetwarzania danych w sposób całkowicie zautomatyzowany, które jednocześnie mogłyby prowadzić do wydawania decyzji, wywołujących wobec konkretnej osoby skutki prawne lub w podobny sposób istotnie na nią wpływających.

9.Pouczenie o przysługujących prawach
Przysługuje Państwu prawo żądania:
a.dostępu do treści swoich danych - w granicach art. 15 RODO,
b.ich sprostowania – w granicach art. 16 RODO,
c.ich usunięcia - w granicach art. 17 RODO,
d.ograniczenia przetwarzania - w granicach art. 18 RODO,
e.przenoszenia danych - w granicach art. 20 RODO.
W przypadku przetwarzania danych osobowych przez Administratora w celu realizacji prawnie uzasadnionych interesów (o których mowa w pkt 3 – tj. w oparciu o art. 6 ust. 1 lit. f) RODO) osoba, której dane dotyczą, ma prawo w dowolnym momencie wnieść sprzeciw – z przyczyn związanych z jej szczególną sytuacją.
Wszystkie powyżej wymienione uprawnienia mogą Państwo zrealizować poprzez zwrócenie się na adres kontaktowy: [email protected] albo pisemnie na nasz adres: Polska Press sp. z o.o., ul. Domaniewska 45, 02-672 Warszawa z dopiskiem „RODO”.
Przysługuje Państwu prawo do wniesienia skargi do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych.