Jak zarządzać małą firmą? Swoimi doświadczeniami dzielą się toruńscy przedsiębiorcy

Bank Światowy cyklicznie ocenia wszystkie kraje pod względem łatwości prowadzenia interesów (Ease of Doing Business Index).

Czytaj też: Branża IT. Sukces bydgoskiej firmy Eximo Projekt: rok po otwarciu ma 500 tys. zł z Unii Europejskiej i rozdaje etaty

Jak wynika z tego badania, prowadzenie w Polsce małego biznesu to nie lada wyzwanie. W roku 2010, wśród 183 państw biorących udział w rankingu, Polska zajęła w klasyfikacji ogólnej 70. miejsce, pozostając daleko w tyle za Estonią (17), Litwą (23), Rumunią (56) czy Kirgistanem (43). Najgorsze wyniki Polska uzyskała w badaniu dotyczącym rozpoczynania działalności gospodarczej (113. miejsce), uzyskiwania pozwoleń na budowę (164. miejsce) oraz łatwości płacenia podatków (121. miejsce). Dodatkowo, mamy jedne z najwyższych kosztów pracy w Europie oraz skomplikowany system administracyjny. W związku z tym, polski przedsiębiorca, aby móc prowadzić firmę, musi być specjalistą w kwestii prawa, podatków i księgowości, lub gdy ma odpowiedni kapitał, otaczać się takimi specjalistami. Nie starcza w tym całym bałaganie czasu na skuteczne zarządzanie firmą, a bez tego jest mało prawdopodobne, aby działalność mogła się rozwijać i przynosić dochody.

Jak zarządzać małą firmą? Z pomocą przychodzą fachowcy od IT

Z pomocą przedsiębiorcom przychodzą firmy IT zajmujące się produkcją oprogramowań dla sektora MSP, które mają ułatwiać i wspomagać proces zarządzania. Jeszcze do niedawna małe i mikroprzedsiebiorstwa, niechętnie korzystały z takiego wsparcia, szczególnie w ramach nowoczesnych rozwiązań, które przenoszą wszystkie dokumenty i relacje firmy z komputera do chmury internetowej (tzw. cloud computing).

Jednak najnowsze badania przeprowadzone dla spółki Microsoft wskazują coraz większe zainteresowanie tego typu rozwiązaniami w firmie, również w ramach przechowywania danych w "chmurze".

W związku ze zmianami, jakie zachodzą na poziomie małych i średnich przedsiębiorstw, zapytaliśmy właścicieli toruńskich firm, jak oni radzą sobie z zarządzaniem. Czy nadal praktykują kolekcjonowanie stosów dokumentacji w segregatorach, czy jednak wolą prowadzić swój biznes przy pomocy odpowiedniego oprogramowania. W większości przypadków usłyszeliśmy, że skuteczne prowadzenie małej firmy jest nierozłącznie związane z odpowiednimi narzędziami informatycznymi. Przedsiębiorcy wskazywali jednak głównie na pojedyncze aplikacje, które ułatwiają życie im, ich pracownikom, czy wynajętym podmiotom zewnętrznym. Wyrażają przy tym zainteresowanie pakietem narzędzi, który odpowiedziałby na ich potrzeby w sposób całkowity.

- Prowadząc przedsiębiorstwo o tak rozbudowanej infrastrukturze turystycznej jesteśmy wręcz zmuszeni do błyskawicznego przepływu informacji - mówi Jerzy Okoński z Fortu IV. - Głównie opieramy się na oprogramowaniu do fakturowania jak również do zarządzania relacji z klientami. Jednak przy tym systematycznie dążymy do pełnej informatyzacji przedsiębiorstwa na każdej płaszczyźnie.

Zarządzanie małą firmą, czyli trudno znaleźć odpowiedni pakiet

O tym, że trudno jest znaleźć odpowiedni dla swojej firmy pakiet narzędzi przekonał się Wojciech Dorożyńskiz Dużego Formatu: - W firmie korzystamy jedynie z pojedynczych narzędzi, jak oprogramowanie biurowe, czy też oprogramowanie graficzne. Ponieważ ogólnodostępne oprogramowania wspomagające zarządzanie firmą nie spełniają naszych oczekiwań, jesteśmy na etapie opracowywania własnego, autorskiego, dostosowanego do naszych potrzeb.

Odpowiednie oprogramowanie chwali również Maciej Karczewski, właściciel największej w Toruniu sieci pracowni optycznych. - To ogromne dobrodziejstwo, dzięki któremu możemy zaproponować klientom produkty indywidualnie dla nich przeznaczone. Korzystamy z oprogramowania specjalistycznego, przeznaczonego do obsługi księgowej i materiałowej firm z naszej branży. Dodatkowo pracujemy z kilkoma programami specjalistycznymi służącymi do zamawiania produktów. Bardzo duży nacisk kładziemy na relacje z klientami, dlatego posługujemy się programami zarządzającymi pakietem zamówień.

Jednak największym ułatwieniem dla każdego przedsiębiorcy, jest uproszczenie i ograniczenie jego codziennych wyzwań. Odpowiednie programy, chociaż pomocne, nie do końca spełniają swoje role. Każda aplikacja jest wyprodukowana przez kogoś innego, nie można ich zintegrować, zajmują mnóstwo miejsca na dysku i czasu. Czego zatem potrzeba przedsiębiorcom? Całościowego pakietu.

- W naszych cukierniach wykorzystujemy program do wystawiana faktur, oraz opieramy się na arkuszu kalkulacyjnym - mówi Michał Lenkiewicz. - W nadchodzącym roku przymierzamy się do wdrożenia bardziej skomplikowanego systemu, który jest pisany pod nasze potrzeby przez firmę z Torunia. Będzie to program, który umożliwi zarządzanie całą firmą od przyjęcia towaru na magazyn, aż do momentu sprzedaży produktów klientowi.

Jak widać, polscy przedsiębiorcy nie mają ochoty się poddać pomimo licznych utrudnień, jakie przyszykowało dla nich nasze państwo. A co najważniejsze, są świadomi koniecznych zmian, które należy wprowadzać w przedsiębiorstwie, aby móc się rozwijać i konkurować z najlepszymi. Najbardziej widoczną tendencją jest zwracanie uwagi na odpowiednie oprogramowanie, które ważne, żeby nie tylko było, ale było funkcjonalne i pozwalało na całościowe zarządzanie przedsiębiorstwem oraz relacjami z klientem.

Czytaj też: Coaching w małej firmie. To inwestycja, która się opłaca