Komputer Pani Kasi
Klient, eksporter z branży metalowej, borykał się z problemem awarii obrabiarek CNC. Problemy szczególnie nasilały się poza godzinami pracy działu serwisu. Straty wynikające z zawalonych planów produkcyjnych zaczęły niepokoić szefa produkcji, który wszczął nieformalne śledztwo w tej sprawie. Jaki był jego wynik? W związku z tym, iż nie ma w firmie informatyka zakładowego Automatyk, pracujący w dziale serwisu miał również w „nieformalnym” zakresie obowiązków opiekę nad komputerami w biurze.
Szczególnie częste problemy sprawiał jeden komputer – Pani Kasi z księgowości. Pani Kasia często angażowała Automatyka do pomocy przy usterkach. Usłużny ów człowiek nie mógł zignorować jej próśb, popartych często kawą i ciastem, i stawiał się na każde wezwanie. W czasie, gdy zajmował się feralnym komputerem, otrzymywał też telefony z produkcji o problemie z magazynem (ATC) w obrabiarce [MAZFR3]. W ferworze walki z komputerem Automatyk zapominał o zgłoszeniu lub uznawał, że komputer jest ważniejszy niż usterki jakiejś [MAZFR3].
Kiedy karteczki Post-it® nie wystarczają
Innym problemem, który trapił szefa produkcji był brak rzetelnego feedbacku z prac serwisowych. Niby w firmie wiedziano, jakie problemy gwarancyjne stwarza najnowsza linia produktów. Wszystko było w głowach, arkuszach, notatkach czy na karteczkach Post-it®. Jednak w obecnych czasach „inteligencja roju”, która w firmie działała od lat, już nie wystarczała. Zarząd, wspólnie z szefem produkcji i szefem serwisu, podjął decyzję o wdrożeniu profesjonalnego systemu informatycznego, który uporządkuje zarówno wewnętrzne procesy serwisowe jak i wesprze serwis gwarancyjny i pogwarancyjny pracujący w terenie.
W poszukiwaniu Świętego Graala
Szef serwisu rozpoczął poszukiwania tego „najlepszego programu” oczywiście od Internetu. Oglądał strony www. Pobierał ulotki. Zapisywał się na bezpłatne okresy próbne programów. Wszystkie te działania okazywały się bezproduktywne: na stronach i w ulotkach było za mało informacji, wersje demo programów „półkowych” (bez znajomości logiki programu) okazywały się niedostosowane do branży i firmowych procesów, bądź też nie nadawały się do użytku z powodu słabej ergonomii.
W końcu szef serwisu trafił na stronę https://www.xemi.pl/oferta/xemi-serwis/.
Do rozmowy z konsultantem firmy Merinosoft przystąpił z wprost wyartykułowanymi największymi bolączkami tj.:
uporządkowaniem pracy serwisu wewnętrznego oraz
wyposażeniem brygad serwisowych pracujących w terenie w nowoczesne narzędzia informatyczne.
Jednak w toku rozmowy zidentyfikowano dodatkowe problemy klienta:
brak kontroli nad magazynem części zamiennych będący w gestii Działu serwisu (duże koszty zamrożonych części),
nieznane koszty napraw poszczególnych urządzeń w fabryce jak i podczas napraw gwarancyjnych u klienta (nie wiadomo jakie części zostały wykorzystane do ich naprawy),
brak ewidencji czasów reakcji serwisantów na zgłoszone usterki – co często jest zarzewiem konfliktów pomiędzy produkcją a serwisem,
brak kontroli nad wyposażeniem serwisantów terenowych w często drogie i specjalizowane narzędzia - nie wiadomo, kto je ma w danej chwili,
brak rzetelnej dokumentacji napraw gwarancyjnych (zużyte części, czas naprawy, zaangażowanie personelu w naprawę, dokumentacja fotograficzna) i feedbacku dla działu B&R,
nierzetelna, czy wręcz brak dokumentacji związanej z przeglądami planowymi maszyn i urządzeń – roczne plany przeglądów,
brak wymiany informacji pomiędzy produkcją a serwisem na temat planów,
nierzetelna zawartość dokumentacji wymaganej prawem w przypadku urządzeń transportu bliskiego…
… Korzystamy z narzędzia XEMI SERWIS od marca 2021 roku, od tego czasu mieliśmy możliwość aktywnego wpływania na jego rozwijanie i dostosowywanie do potrzeb naszej organizacji. Obecnie, dzięki bogatej gamie funkcji, jesteśmy w stanie sprawnie zarządzać procesami związanymi z obsługą serwisową, co znacząco wpływa na zwiększenie dostępności naszych usług…
Opinia Klienta
XEMI SERWIS
Na podstawie tej rozmowy powstała specyfikacja wymagań, która posłużyła do skonfigurowania indywidualnej prezentacji. Konsultant prowadzący prezentację jest również wdrożeniowcem. Znając program od podszewki natychmiast proponował rozwiązania problemów, pojawiających się w czasie trwania rozmowy. Prezentacja wykazała, że program nie obsługuje procesów, które u klienta są realizowane w dość niestandardowy sposób. Nie było to jednak problemem, ponieważ XEMI SERWIS nie jest programem „półkowymi”. Do każdego klienta Merinosoft podchodzi indywidualnie i wdraża jedynie takie funkcje, które na danym etapie rozwoju klienta są mu potrzebne. W przypadkach, gdy pracuje on wg własnych, unikalnych metod, Merinosoft oprogramowuje je w drodze indywidualnej ścieżki rozwoju.
Wdrożenie
Po kolejnej rundzie spotkań klientowi zaprezentowano wizję „jego” programu, rozwiązującą „jego” problemy, bazującą na „jego” procesach i procedurach. Klient zdecydował się na wdrożenie zintegrowane obejmujące serwis wewnętrzny XEMI CMMS z obszarami:
zgłoszenia (w tym „anonimowe” poprzez kody QR);
zarządzanie zleceniami serwisowymi (przydzielanie, obsługa, śledzenie czasów reakcji, rozliczanie kosztów);
prewencja – automatyczne planowanie i generowanie zleceń przeglądu urządzeń na podstawie czasu jaki i liczników;
obsługa magazynów – w tym integracja z firmowym systemem ERP;
narzędziownia – ewidencja narzędzi w tym planowanie ich przeglądów;
CIT – ewidencja codziennych inspekcji technicznych urządzeń podlegających szczególnemu nadzorowi (wózki widłowe);
aplikacja mobilna dla serwisantów obsługujących zlecenia gwarancyjne i pogwarancyjne w terenie. Z racji tego, że aplikacja mobilna pracuje offline możliwe jest jej użycie w miejscach pozbawionych zasięgu sieci komórkowej;
dashboardy dla kadry zarządzającej pokazujące jak działa serwis w wersji CMMS i serwisanci w terenie.
A co z komputerem Pani Kasi?
No cóż… Na podstawie analizy zaewidencjonowanych w XEMI CMMS zgłoszeń stwierdzono, że przestarzały komputer Pani Kasi należy wymienić, ponieważ nie spełniał wymagań stawianych przez system ERP. Dodatkowo, dzięki analizie wszystkich zgłoszeń dotyczących komputerów i tych w biurze, i tych na produkcji, firma zdecydowała się na outsourcing usług IT. Pozorne oszczędności wewnętrznej obsługi komputerów przez automatyków znacznie przewyższały koszty strat wynikających z przestojów maszyn produkcyjnych. Dziś podejmowanie trafnych decyzji jest łatwiejsze, dzięki systematycznej ewidencji każdej awarii czy usterki. Nie wiemy tylko czy Pani Kasia jest zadowolona.
Więcej informacji znajdziesz na stronach:
