Uda się to za pośrednictwem aplikacji ePłatnik dostępnej na Platformie Usług Elektronicznych ZUS (PUE).
Aplikacja ePłatnik ułatwia wypełnianie i przekazywanie do ZUS dokumentów zgłoszeniowych i rozliczeniowych przez internet, z wykorzystaniem danych pobranych z systemu informatycznego ZUS. Dzięki zastosowaniu kreatorów, które prowadzą użytkownika krok po kroku, obsługa dokumentów jest łatwa i przyjazna.
Najpierw należy zalogować się do PUE i przejść do zakładki „ePłatnik” (jeśli jej nie masz, wejdź w zakładkę „Płatnik”, następnie w ,,Panelu płatnika’’ wybierz opcję ,,Aktywuj ePłatnika’’ i postępuj dalej zgodnie z komunikatami).
W zakładce „ePłatnik” trzeba wybrać z menu „Kreatory” i kliknąć w „Obsługa ubezpieczonego”. Można też kliknąć w zakładkę „Zgłoś ubezpieczonego” na górze lewego menu. W centralnej części serwisu uruchomi się kreator obsługi ubezpieczonego dla danego płatnika.
Po kliknięciu „dalej” otworzy się strona z opcjami do wyboru. Jeśli dodajesz nowego pracownika, wybierz „Zgłoszenie ubezpieczonego”. Następnie otworzy się strona „Dane identyfikacyjne i ewidencyjne”, na której musisz uzupełnić dane w formularzach. W oknie danych adresowych ubezpieczonego nie wypełniaj pola„Symbol państwa”, jeżeli pracownik jest obywatelem Polski.
Po kliknięciu „dalej” otworzy się następne okno: „Tytuły ubezpieczeń”. Dodaj w nim podstawowe dane ubezpieczonego, a także kod tytułu ubezpieczenia i datę powstania obowiązku ubezpieczeń. Wypełnij wszystkie wymagane dane w formularzach. Po utworzeniu kodu tytułu ubezpieczenia sekcja formularza „Obowiązkowe ubezpieczenia społeczne” uzupełni się automatycznie. Data wpisana w tej części będzie zgodna z datą wypełniania, czyli bieżącą (jest możliwość zmiany daty przy użyciu kalendarza).
Uzupełnij następnie sekcję „Obowiązkowe ubezpieczenie zdrowotne”. Jeśli data powstałego obowiązku jest inna niż data w sekcji „Obowiązkowe ubezpieczenia społeczne”, zmień ją tak, by w obu sekcjach była jednakowa. Następnie wybierz z rozwijanej listy przynależność ubezpieczonego do oddziału Narodowego Funduszu Zdrowia. Jeśli istnieje potrzeba zgłoszenia ubezpieczonego do dobrowolnych ubezpieczeń społecznych lub ubezpieczenia zdrowotnego, wypełnij te sekcje w formularzu.
Po zakończeniu kliknij „dodaj”. Okno kodu tytułu ubezpieczenia zamknie się i pojawi się strona „Tytuły ubezpieczeń”, na której będzie widać dodany przed chwilą kod. Następnie otworzy się okno „Utworzenie i walidacja dokumentu”. To już ostatni krok – w ten sposób zgłosiłeś nowego ubezpieczonego i automatycznie powstał dokument zgłoszeniowy ZUS ZUA.
Istnieje możliwość podglądu stworzonego dokumentu (opcja „Podgląd”) oraz jego zmiany, jeśli dane są niepoprawne (opcja „Edytuj”). Przed wysłaniem dokumentów kliknij „Weryfikuj” – serwis automatycznie zweryfikuje potencjalne błędy.
Jeśli zgłoszenie wypełnione jest poprawnie, status dokumentu zmieni się na „zweryfikowany” i wówczas będzie można wysłać go do ZUS (opcja „Wyślij i zakończ”).
Sposób wysłania i podpisania dokumentu uzależniony jest od wybranej wcześniej opcji. W „Ustawieniach konta” (zakładka na górze po prawej stronie: „Płatnik”/ menu „Ustawienia. Konfiguracja profilu”/ „Ustawienia konta”) należy zaznaczyć sposób wysyłania (elektroniczny czy papierowy) dokumentów z aplikacji ePłatnik oraz ich podpisywania (podpis kwalifikowany lub podpis potwierdzony profilem zaufanym ePUAP).
Źródło: ZUS Bydgoszcz
