Posiedzenie odbędzie się, podobnie jak w poprzednich latach, w Galerii Sztuki Współczesnej przy ul. Miedzianej 2/4. Członkami kapituły, której przewodniczy zastępca prezydenta Dorota Dzięgelewska, są: Jan Schwarz (naczelnik Wydziału Kultury i Sportu UM), Dariusz Wesołowski (przewodniczący Komisji Kultury i Sportu RM), Andrzej Chmielewski (dyrektor Biura Prasowego UM, redaktor naczelny "Życia Włocławka"), Renata Kudeł (dziennikarka "Gazety Kujawskiej"), Monika Milczarek (dziennikarka "Nowości Włocławskich"), Anna Pudlińska (redaktor Radia Pomorza i Kujaw), Renata Kończyńska (redaktor naczelna TV Kujawy), Urszula Przybylska (redaktor Radia Hit), Marcin Michalski (redaktor Radia W). Zadaniem kapituły jest wyróżnienie tych twórców którzy mają największy wpływ na włocławskie życie kulturalne.
Po raz pierwszy w kapitule zasiądą, obok przedstawicieli Urzędu Miejskiego, wyłącznie dziennikarze. To oni będą współdecydowali o tym, kto w tym roku otrzyma nagrodę główną w dziedzinie kultury za dokonania w sezonie 2003/2004, nagrody równorzędne zwane także wyróżnieniami oraz komu wręczony będzie tytuł "Sponsora Roku". Uroczyste ogłoszenie wyników nastąpi podczas obchodów Dnia Pracownika i Twórcy Kultury.
