Firmy nie rezygnują z drukowania dokumentów. „Od papieru będziemy odchodzić systematycznie, ale powoli”

– Ponad 80 proc. dokumentów, które docierają do firm lub są w niej tworzone, nadal pozostaje w formie papierowej, w związku z tym ilość papieru, z którym na co dzień się spotykamy nadal jest bardzo istotna i przekracza nasze oczekiwania wynikające z powszechnej digitalizacji przestrzeni biurowej – tłumaczy w rozmowie ze Strefą Biznesu Dariusz Szwed, ekspert od urządzeń biurowych i w obszarze bezpieczeństwa danych, Canon Polska.

Dlaczego nie odchodzimy od papieru? Ekspert zwraca uwagę, że wystarczy jeden punkt, który dostarcza papier, a wszystkie procesy w firmie muszą być nadal do tego papieru przygotowane. – Poza tym ciągle mamy nasze umowy, faktury czy dokumenty sprzed kilku lat, a nawet kilkudziesięciu lat, są one tylko i wyłącznie w papierze, w związku z tym nie możemy ich jutro skasować czy zniszczyć i z dnia na dzień przejść na wersję elektroniczną – dodaje.

– To, co mamy w przyszłości, to, co pojawi się jutro, za tydzień czy za miesiąc, może w całości powstać w wersji elektronicznej, natomiast co zrobić z tym, co już mamy? Możemy to digitalizować – wskazuje rozmówca.

Przy tego typu rozwiązaniach, zdaniem Szweda warto skupić się na oszczędnościach z tego tytułu, niż na kosztach. – Pamiętajmy, że przechowywanie dokumentów, czy to w archiwach, czy szafach za naszymi plecami kosztuje, dlatego należy się zastanowić, czy bardziej nam się opłaca płacić na urządzenie lub usługę i zdigitalizowanie tych dokumentów, czy za przechowywanie tych dokumentów – podkreśla.

Ekspert podkreśla, że od papieru będziemy odchodzić systematycznie, ale powoli. Na pewno nie wydarzy się to tak szybko, jak jeszcze 2 czy 4 lata temu wszyscy się spodziewali. – Słyszeliśmy głosy mówiące o tym, że z powodu pandemii całkowicie zrezygnujemy z papieru. Dzisiaj widzimy, że do papieru wracamy. Może nie na takim poziomie, jak w 2019 roku, natomiast tylko część procesów jesteśmy w stanie przenieść w 100 proc. do wersji elektronicznej – zauważa. – Małe i średnie firmy nadal funkcjonują w typowej formule skoroszytu, segregatora i dokumentów otrzymywanych w papierze, które często drukujemy i przechowujemy w wersji oryginalnej – mówi.

Szwed przyznaje, że najbardziej cyfrowe są firmy największe, gdzie efekt skali mówiący o tym, że każdego dnia przetwarzamy dziesiątki tysięcy arkuszy papierów, to one najszybciej od tego papieru chcą odejść. Z kolei dla małych firm balans pomiędzy inwestycją, a potencjalnie problemem generowanym przez dokument papierowy nie jest jeszcze tak istotny i uciążliwy. – Te firmy opóźniają swoją transformację cyfrową i czekają, aż problem stanie się palący lub zostanie wymuszony przez prawo – wskazuje.

Od 1 stycznia 2024 roku Krajowy System e-Faktur stanie się obligatoryjnym rozwiązaniem dla firm. To ogromna zmiana i wyzwanie dla przedsiębiorców, nakładające obowiązek dostosowania do jednego wzoru faktury ustrukturyzowanej, powodujące konieczność zmian w systemach finansowo-księgowych i procesach wewnętrznych firm.

– KSeF to system teleinformatyczny służący do wystawiania, odbierania i przechowywania faktur ustrukturyzowanych, a także (co będzie bardzo istotne po wprowadzeniu obowiązku fakturowania poprzez KseF) do nadawania tym fakturom unikalnego numeru ewidencyjnego oraz weryfikowania zgodności danych zawartych na fakturze z wymaganą przez Ministerstwo Finansów strukturą danych. Dzięki wystawianiu faktur ustrukturyzowanych za pośrednictwem KSeF, podatnicy zostaną zwolnieni z obowiązku ich przechowywania i archiwizacji – wskazuje w przesłanym nam komentarzu Beata Zaczek, ekspertka w Departamencie Faktoringu i Finansowania Handlu, Bank Millennium.

Jednocześnie przypomina, że aktualnie, zgodnie z ustawą, wystawianie faktur ustrukturyzowanych jest jedną z dopuszczalnych form dokumentowania transakcji, ale od 1 stycznia 2024, na gruncie prawa polskiego, będzie to jedyny, akceptowalny dokument księgujący sprzedaż (faktura / korekta do faktury) przez podatników posiadających siedzibę lub stałe miejsce prowadzenia działalności (w tym transakcji na rzecz konsumentów) na terytorium Polski.

Kiedy dokument wygenerowany przez przedsiębiorcę stanie się fakturą? – Momentem wystawienia faktury będzie data jej przesłania do KSeF. W chwili jej walidacji i odczytania jako prawidłowej KSeF nada jej indywidualny numer, który w swojej treści będzie zawierał datę przesłania do KSeF. Tu należy podkreślić, że nadanie numeru w KSeF jest tożsame z wprowadzeniem faktury do obrotu gospodarczego i stanowi moment otrzymania faktury przez kontrahenta. Data wystawienia i otrzymania faktury ustrukturyzowanej będzie zatem zależna w pełni od KSeF. Tym samym systemy księgowe będą wystawiały (z punktu widzenia prawnego) „projekt” faktury, który dopiero po jego przesłaniu do KseF stanie się „fakturą” – wyjaśnia Zaczek.

– Jeszcze trok temu odnotowywaliśmy większą otwartość na inwestycje w technologie cyfrowe. Natomiast dziś ten odsetek firm zdecydowanych na wejście w tę technologię spadł, co niewątpliwie jest zastanawiające – mówi.

Czym jest to spowodowane? Zdaniem Szweda incydenty związane z cyberbezpieczeństwem, czyli np. różnego rodzaju włamania spowodowały, że brak wiedzy, czy brak świadomości na temat zalet i korzyści wynikających z chmury, wpływa na to, że firmy boją się tego, czego nie mają pod bezpośrednią kontrolą.

– Chmura jeszcze w jakimś stopniu nam się wymyka. To nie jest nasz serwer, to nie jest nasza baza danych, więc trochę obawiamy się tego, co nie jest na naszym serwerze i to chyba stanowi ten podstawowy powód – podsumowuje ekspert.

Z badania na zlecenie Canon Polska wynika, że notatki ze spotkania i mniej istotne dokumenty o charakterze roboczym najczęściej także trafiają do segregatorów (70 proc. w przypadku firm średnich i 60 proc. w przypadku dużych). 12 proc. respondentów niszczy dokumenty po kilku dniach, 10 proc. robi to „raz na jakiś czas”, a 6 proc. od razu po przeczytaniu.