Koszty obejmują te wydatki, których pracownik nie poniósłby, gdyby nie został odwołany z urlopu. Nie są kosztami korzyści, które pracownik mógłby uzyskać na przykład wykonując odpłatnie pracę na rzecz osoby trzeciej. Koszty obejmują także dodatkowe wydatki poniesione przez pracownika dotyczące wcześniejszego powrotu z urlopu jego rodziny.

Co istotne, koszty te powinny być udokumentowane przez pracownika.

Jeżeli pracodawca odwołał pracownika z urlopu, ma obowiązek udzielić mu niewykorzystane dni urlopu w terminie późniejszym.

Powyższe reguły dotyczą pracowników, a więc osób zatrudnionych na podstawie umowy o pracę. Świadczącym pracę na podstawie umowy cywilnoprawnej w ogóle nie przysługuje urlop wypoczynkowy. Może być im udzielony czas wolny, jeżeli wynika to z umowy.

A jak wygląda kwestia urlopu wypoczynkowego w przypadku osób prowadzących własną działalność gospodarczą?

Ponieważ wówczas także nie istnieje stosunek pracy, nie ma przesłanki pozwalającej nabyć prawo do urlopu. Przedsiębiorca może więc „wziąć wolne'', ale ich koszt poniesie sam.