Współczynnik ustala się, odejmując od liczby dni w danym roku kalendarzowym łączną liczbę przypadających w tym roku niedziel i świąt oraz dni wolnych od pracy wynikających z rozkładu czasu pracy w przeciętnie 5-dniowym tygodniu pracy, a otrzymany wynik dzieli się przez 12.

Dla pracowników zatrudnionych w niepełnym wymiarze czasu pracy wartość współczynnika, ustaloną dla zatrudnionych na cały etat, obniża się proporcjonalnie do wymiaru ich czasu pracy.

Jeśli w 2023 r. pracodawca wypłaca ekwiwalent za niewykorzystany urlop należny za 2022 lub 2021 r., wówczas do obliczenia ekwiwalentu za ten urlop stosuje się współczynnik z 2023 r.

Urlop zaległy może zostać wykorzystany do 30 września. Dni wolne "z zeszłego roku" udzielane są na takich samych zasadach jak urlop wypoczynkowy, czyli na wniosek pracownika.