Współczynnik ustala się, odejmując od liczby dni w danym roku kalendarzowym łączną liczbę przypadających w tym roku niedziel i świąt oraz dni wolnych od pracy wynikających z rozkładu czasu pracy w przeciętnie 5-dniowym tygodniu pracy, a otrzymany wynik dzieli się przez 12.

Dla pracowników zatrudnionych w niepełnym wymiarze czasu pracy wartość współczynnika, ustaloną dla zatrudnionych na cały etat, obniża się proporcjonalnie do wymiaru ich czasu pracy.

Jeśli w 2023 r. pracodawca wypłaca ekwiwalent za niewykorzystany urlop należny za 2022 lub 2021 r., wówczas do obliczenia ekwiwalentu za ten urlop stosuje się współczynnik z bieżącego roku, czyli 2023.

Zaległy urlop może zostać wykorzystany do 30 września następnego roku. Dni wolne "z zeszłego roku" udzielane są na takich samych zasadach jak urlop wypoczynkowy, czyli na wniosek pracownika.

Kodeksem pracy mówi jasno, że zaległy urlop wypoczynkowy ulga przedawnieniu po 3 latach.