Samozatrudnieni. Jakich błędów pracodawcy powinni unikać w umowach?

Główny Urząd Statystyczny opublikował raport „Aktywność ekonomiczna ludności Polski III kwartał 2019 roku”, z którego wynika iż w trzecim kwartale 2019 r. liczba osób pracujących na własny rachunek wyniosła aż 1,3 mln osób (prowadzących działalność gospodarczą i nie zatrudniających innych pracowników), co stanowiło 8 proc. wszystkich pracujących.

Z jednej strony na własny rachunek przechodzą osoby, które chcą mieć mniejsze obciążenie składkowo-podatkowe, z drugiej – pracodawcy chętnie sięgają po taką formę współpracy ze względu na ograniczenie kosztów zatrudnienia pracowników. Dla udanej współpracy i zadowolenia obu stron konieczna jest jednak dbałość o wypełnienie wszystkich wymogów prawnych, szczególnie o zapisach dotyczących elastyczności w wyborze czasu i miejsca pracy czy braku zależności i kierownictwa.

Jakich błędów unikać podczas pisania umowy o współpracę z samozatrudnionymi

Jak tłumaczą prawnicy z kancelarii Ziobrowski Tax&Law, umowy o współpracę (inaczej B2B) przede wszystkim nie mogą zawierać elementów charakterystycznych dla stosunku pracy, gdyż w przypadku kontroli ze strony ZUS, Państwowej Inspekcji Pracy lub sporu ze współpracownikiem mogłoby to zostać wykorzystane jako argument za przekwalifikowaniem takich umów w umowy o pracę. Współpraca B2B nie jest regulowana kodeksem pracy, a kodeksem cywilnym. W praktyce oznacza to, że samozatrudnionego nie dotyczą istotne przywileje takie jak np. prawo do urlopu, ale też nie może być on kontrolowany w taki sposób, jak kontrolowany jest pracownik zatrudniony na podstawie umowy o pracę. Bardzo często popełnianym błędem jest niski stopień niezależności zleceniobiorców. Należy unikać sytuacji, w której zleceniobiorca zatrudniony na podstawie umowy cywilnoprawnej jest nadzorowany przez bezpośredniego przełożonego, który wydaje polecania i rozlicza z częściowych rezultatów pracy.

- Zatrudnienie B2B nie jest formą umowy o pracę, a co za tym idzie, firma powinna zapewnić swoim zleceniobiorcom pewną elastyczność wyznaczania czasu i miejsca wykonywania usług. Ustalanie sztywnych godzin oraz miejsca świadczenia usługi stanowi podstawę do uznania, że współpraca ma charakter umowy o pracę. W przypadku umów o współpracę ważne jest, by zadania były w miarę możliwości wykonywane bez ustalonych godzin i bez wskazania miejsca ich wykonywania - wyjaśnia adwokat Jarosław Ziobrowski z kancelarii Ziobrowski Tax&Law.

Najczęściej popełniane błędy w umowach o współpracę

Umowy B2B nie mogą zawierać elementów charakterystycznych dla stosunku pracy. Za działalność gospodarczą nie uznaje się czynności, jeżeli łącznie spełnione są następujące warunki:
- odpowiedzialność wobec osób trzecich za wykonywanie czynności oraz ich rezultat (z wyłączeniem odpowiedzialności za czyny niedozwolone) ponosi zlecający,
- czynności są wykonywane w miejscu i czasie wyznaczonym przez zlecającego i pod kierownictwem,
- zleceniobiorca nie ponosi ryzyka gospodarczego związanego z prowadzoną działalnością.

Brak ryzyka biznesowego

W przypadku stosunku pracy całe ryzyko związane z prowadzoną działalnością spoczywa na pracodawcy, natomiast odpowiedzialność pracownika wobec pracodawcy jest mocno ograniczona, z wyjątkiem sytuacji, kiedy pracodawca potrafi udowodnić, że pracownik wyrządził szkodę umyślnie. O samozatrudnieniu można mówić w momencie, kiedy odpowiedzialność (cywilnoprawna) wobec osób trzecich za wykonywanie zlecenia i jego rezultat ponoszą obie strony kontraktu. Pełna odpowiedzialność zleceniobiorcy lub odpowiedzialność solidarna zleceniobiorcy i zleceniodawcy powinna być ustalona w warunkach współpracy.

Samozatrudniony powinien mieć dowolność ustalania miejsca i czasu wykonywania usługi

Niedopuszczalne jest określanie sztywnych godzin oraz dokładnego miejsca świadczenia usługi. W przypadku takich kontraktów w grę wchodzi między innymi praca zdalna, a współpracownik nie może być ograniczony pod względem liczby firm, z jakimi współpracuje, z wyjątkiem ewentualnego zapisu o zakazie konkurencji.

Elementy takie jak regulamin obowiązujący zleceniobiorcę czy możliwość dyscyplinowania zleceniobiorcy sugerują, że mamy do czynienia z kierownictwem. O braku kierownictwa może jednak świadczyć zapis w umowie i faktyczna możliwość odmówienia przez zleceniobiorcę wykonania konkretnej czynności. To pozostaje w sferze decyzji biznesowej.

Dowolność godzin wykonywania usługi jest szczególnie ważna w kontekście faktycznego czasu pracy osób samozatrudnionych. Z danych GUS wynika, że samozatrudnieni pracują średnio o 4 godziny tygodniowo więcej, niż osoby zatrudnione na etacie. Przeciętna liczba godzin pracy pracownika zatrudnionego na podstawie umowy o pracę wynosi 39,1 tygodniowo, natomiast osoba samozatrudniona przepracowuje w tygodniu średnio 43,1 godziny.

Błędem w umowie o współpracy jest ustalenie zależności współpracowników

Osoby zatrudnione na podstawie umowy B2B nie mogą mieć bezpośrednich przełożonych, którzy wydają polecenia i nadzorują przebieg pracy oraz jej efekty, dlatego że taka sytuacja ma znamiona stosunku pracy.

Usługi mogą wykonywać osoby trzecie

Częsty błędem w umowach jest postanowienie, że zleceniobiorca nie może posługiwać się w realizacji zlecenia osobami trzecimi. Najlepszym rozwiązaniem w takim przypadku jest ustalenie, że zleceniobiorca może posługiwać się osobami trzecimi, ale potrzebuje do tego wcześniejszej zgody zleceniodawcy. W przypadku kontroli zapis taki sugeruje, że współpraca dopuszcza zatrudnianie podwykonawców - podają eksperci z Tax&Law.

Co z wykorzystaniem narzędzi i sprzętu zleceniodawcy

W sytuacji, kiedy zleceniobiorca korzysta z narzędzi oraz sprzętu należącego do firmy istnieje ryzyko opinii podczas kontroli iż współpraca upodabnia się do stosunku pracy. W takim przypadku w wątpliwość można podać także samodzielność zleceniobiorcy, tj. jego niepozostawanie pod kierownictwem oraz możliwość samodzielnego ustalania czasu i miejsca pracy. Wyjątkiem może być tutaj zastrzeżenie w umowie, iż pracownik otrzymuje firmowy sprzęt, np. laptopa z uwagi na konieczność zachowania bezpieczeństwa i zachowania poufności danych.

Pewne zapisy są dla umowy B2B zastrzeżone

Mimo iż w Polsce obowiązuje swoboda umów, pewne zapisy są dla umowy B2B zastrzeżone, a inne wręcz przeciwnie – powinny się w niej znaleźć, by można było wykazać różnicę między umową o współpracę, a umowa o pracę. W przypadku stwierdzenia stosunku pracy obie strony mogą zostać „ukarane” i zobligowane do oddania składek ZUS i zapłacenia zaległych podatków. Jak dodaje adwokat Jarosław Ziobrowski z Tax&Law „stwierdzenie stosunku pracy umożliwia zleceniobiorcy dochodzenie ekwiwalentu za niewykorzystany urlop wypoczynkowy oraz dochodzenie spełnienia innych postanowień wynikających z umowy o pracę. W takim przypadku umowa B2B stanie się „kosztowna” dla zleceniodawcy - wyjaśniają prawnicy.