Wniosek o zwrot kosztów składa się najpóźniej w terminie 6 miesięcy od dnia wystawienia rachunku za świadczenie opieki zdrowotnej, którego dotyczy ten wniosek.

Rozpatrzenie wniosku o refundację ułatwi dołączenie do niego dokumentacji opisującej uzyskane leczenie, np. dokument potwierdzający status uzdrowiskowy miejscowości, lista otrzymanych zabiegów, plan (harmonogram) leczenia, itp. [b]Do wniosku załącza się także tłumaczenie na język polski wszystkich dokumentów sporządzonych w języku obcym. Tłumaczenia nie muszą zostać wykonane przez tłumacza przysięgłego.

W przypadku skierowań zakwalifikowanych na uzdrowiskowe[b] leczenie szpitalne dorosłych, uzdrowiskową rehabilitację dla dorosłych w szpitalu uzdrowiskowym, a w przypadku dzieci na uzdrowiskowe leczenie szpitalne dzieci w wieku od 3 do 18 lat, obowiązuje zasada wystąpienia do prezesa Funduszu o wydanie decyzji administracyjnej w zakresie udzielenia uprzedniej zgody na zrealizowanie skierowania w ramach dyrektywy transgranicznej.