Wdrożenie Krajowego Systemu e-Faktur w małej firmie — najważniejsze informacje

Krajowy System e-Faktur jest ogólnopolską bezpłatną platformą, którą stworzono z inicjatywy Ministerstwa Finansów. Jest narzędziem służącym do generowania, przetwarzania i archiwizowania faktur ustrukturyzowanych. Ma ułatwić przedsiębiorcom przepływ dokumentów, ale też uszczelnić podatek VAT i pozwolić na szybkie przeprowadzenie kontroli.

System udostępniono już w styczniu 2022 r., ale jest dobrowolny. Aby zachęcić firmy do jego szybszego wdrożenia, przygotowano dla nich szereg benefitów, jak możliwość szybszego zwrotu podatku VAT. Następnie od połowy roku 2024 miał być obowiązkowy. Jednak ustawa o podatku VAT została znowelizowana i termin ten został przesunięty. Duże firmy, których sprzedaż razem z podatkiem w 2025 r. przekroczy 200 mln zł, będą zobligowane do wdrożenia KSeF od 1 lutego 2026 r., z kolei małe firmy z niższymi dochodami będą mieć taki obowiązek dopiero od 1 kwietnia 2026 r.

To, że do 2026 r. zostało trochę czasu, nie znaczy, że warto czekać na ostatnią chwilę. Wdrożenie wymaga pewnych przygotowań i wprowadzenia licznych zmian. Od czego warto zacząć? Z pewnością pierwszym krokiem będzie przeanalizowanie, jak teraz przebiega proces fakturowania i z wykorzystaniem jakich narzędzi. Niektóre oprogramowania jak systemy ERP są od razu zaprojektowane tak, by możliwa była integracja z KSeF. Jednak nie wszystkie programy księgowe są do tego przystosowane i konieczna może się okazać inwestycja w nowe narzędzia. Wdrożenie Krajowego Systemu e-Faktur oznacza konieczność przyjrzenia się infrastrukturze IT pod kątem przygotowania do obsługi faktur elektronicznych.

Nie można pominąć kwestii przeszkolenia personelu. Każde nowe narzędzie wymaga zdobycia nowej wiedzy i umiejętności. Tym samym trzeba zaplanować szkolenia dla pracowników, którzy będą odpowiedzialni za wystawianie i odbieranie faktur.

Krajowy System e-Faktur ma nieść za sobą korzyści i dla przedsiębiorców i dla całej gospodarki. Zacznijmy od pierwszej grupy. Użytkowanie KSeF pozwala znacząco usprawnić proces fakturowania. Od razu po wprowadzeniu danych do faktury jest ona weryfikowana pod kątem tego, czy spełnia wymogi formalne, a następnie w czasie rzeczywistym dociera do adresata. To zmniejsza ryzyko błędów, a przy tym szybciej można uzyskać należności, bo żadna z faktur się nie zagubi. KSeF sprzyja redukcji kosztów w związku z drukiem, wysyłką bądź archiwizacją. Obowiązek archiwizacji dokumentów spoczywa na administratorach KSeF.

Zalety KSeF dla urzędów to łatwiejsze wykrywanie oszustw i nieprawidłowości, efektywniejsze pozyskiwanie podatków i ułatwienie kontroli.