Doradztwo unijne to stosunkowo młoda ale specjalistyczna dziedzina. Czy przedsiębiorcy są świadomi wagi wyboru doradcy/firmy konsultingowej, oraz tego, jakie korzyści płyną ze współpracy z ekspertami?
Odpowiem trochę przewrotnie – przykładem z życia wziętym. Jeżeli coś cię boli, niepokoi cię twój stan zdrowa, coś ci dolega, to nie szukasz przypadkowej pomocy, a kierujesz się do doktora. Szukasz lekarza specjalisty, a w przypadku bardziej złożonych problemów zdrowotnych - poważnej kliniki z wieloma specjalistami. A jak jest przy wyborze firmy doradczej, która będzie miała wpływ na to, czy zrealizujesz wielomilionowe inwestycje czy nie? Ile czasu poświęcają zarządy na podjęcie tak ważnych decyzji? Nabory o fundusze unijne to trudne konkursy. Kto ma w nich większą szansę? Czy warto kierować się tylko ceną albo podejmować taką decyzję bez weryfikacji, w oparciu o słowa handlowca?
Przemawiająca i obrazowa metafora sugeruje, że w biznesie jest podobnie. Współpraca z firmą doradczą może okazać się nieoceniona w obliczu wykorzystania wsparcia z funduszy europejskich.
Daje ona przedsiębiorcom większą szansę na duże wsparcie unijne, tym samym na realizację innowacyjnych projektów, dzięki którym możliwy jest szybszy, często skokowy rozwój biznesu. Sam proces ubiegania się o środki unijne bywa skomplikowany, czasochłonny i wymagający wiedzy oraz doświadczenia w zakresie uzyskiwania dotacji. Może warto wówczas skorzystać z usług firmy konsultingowej? Aby współpraca dała satysfakcjonujące wyniki, warto zwrócić uwagę na kilka istotnych aspektów przy wyborze firmy doradczej.
Niezwykle ważne jest, kogo wybierzemy do współpracy.
Oczywiście, bo decyzje dotyczą kluczowych spraw dla firmy, w których stawką są projekty opiewające nieraz na wiele milionów złotych. Dlatego warto, by właściciele czy osoby decyzyjne w firmach skupiły się na wyborze i poświęciły trochę czasu na zweryfikowanie firmy doradczej, konsultanta, np. poprzez sprawdzenie liczby projektów, dla ilu dana firma pozyskała i rozliczyła dotację, doświadczenia zespołu doradczego, skuteczności w branży w danym regionie. Należy takie informacje biznesowe pozyskać, sprawdzić.
Na co jeszcze zwrócić uwagę przy wyborze firmy konsultingowej?
Na pierwszy plan wysuwa się doświadczenie firmy doradczej i udokumentowane sukcesy. Wiadomo, że siłą firmy są doradcy z dużym stażem, a co za tym idzie - z doświadczeniem. Warto przyjrzeć się konkretnym osobom często prezentowanym na stronie firmy doradczej, a nie suchym liczbom i anonimowym pracownikom.
Dlaczego wielkość zespołu ma znaczenie przy wyborze firmy konsultingowej?
Oczywistym jest, że większy zespół, to więcej specjalizacji. Jedno, dwuosobowe działalności nie mogą porównywać się z zespołami wieloosobowymi, bo trudno się specjalizować we wszystkich obszarach doradztwa unijnego. Większy zespół to gwarancja jakości, wymiany doświadczeń, minimalizacja ryzyka i możliwość opracowania porządnego projektu, często pod presją czasu. Taki zespół nie tylko dzieli się pracą, będąc w stanie działać szybko i na najwyższym poziomie, co jeszcze nawzajem się kontroluje, bo wszystkim przecież zależy na sukcesie. Sama dokumentacja konkursowa i wytyczne to kilkaset stron, często odwołujących się do aktów prawnych, w których wyłącznie doświadczeniu doradcy są w stanie sprawie się poruszać. Ciężko o taką gwarancję i sprawne działanie będąc konsultantem działającym w pojedynkę.
Przy tej okazji pojawiają się również kwestie gwarancji ciągłości pracy i zastępowalności. Błędy w projekcie, nawet takim, który już otrzymał dofinansowanie i jest realizowany, mogą firmę dużo kosztować, nawet dwa, trzy lata po jego napisaniu. Poważny podmiot, nastawiony na wieloletnią pracę z klientem, nie może sobie na nie pozwolić.
Jak rozumieć zastępowalność?
Bycie zastępowalnym to domena większych, poważnych firm. Jeżeli przedsiębiorstwo działa od dawna, to jest prawdopodobieństwo, że będzie również działać przez następne lata.Mniejsza, jednoosobowa firma, czy freelancer nie dają takiej gwarancji. W dużych firmach nad projektami pracuje oddelegowany, spory zespół składający się z ekspertów z kilku działów – od merytorycznej części wniosku, od finansowej, a następnie specjaliści od rozliczenia dotacji. Nad wszystkim czuwa kierujący i odpowiadający za projekt lider. W takim teamie na błędy nie ma miejsca. Siłą trwałej i doświadczonej organizacji jest także gwarancja archiwizacji, bezpiecznego przechowywania danych klienta i możliwość powrotu do dokumentów nawet po wielu latach, jeżeli zaistnieje taka konieczność. A często jest, bo projekty unijne wymagają kilkuletniego okresu trwałości, czyli czasu, w którym należy utrzymać założenia projektu.
W dużym zespole łatwiej realizować zadania?
Najbardziej efektywna jest praca grupowa. Zespoły wykorzystujące zasadę „efektu roju”, tworzą mechanizmy działania inteligencji kolektywnej. Dzięki temu łatwiej realizować zadania i osiągać dobre wyniki. Firma dysponująca zespołem to dobry argument przy wyborze doradców. To duży atut. Wspólne tworzenie projektów, rozwiązanie problemów. Synergia może wiele zdziałać. Ponadto kilkunastoosobowa grupa doradców jest w stanie podzielić się zakresami tematycznymi w procesie aplikowania oraz prowadzenia projektów.
Czy specjalizujecie się w konkretnych dziedzinach gospodarki?
Mając duży zespół ekspertów, jesteśmy w stanie napisać projekt i pozyskać dotację dla podmiotu działającego w każdej branży. Jesteśmy specjalistami w zakresie pozyskiwania funduszy, a z kolei klient jest ekspertem w swojej dziedzinie, który najlepiej zna swoją branżę, konkurentów, innowacje. Łącząc te dwie siły, jesteśmy w stanie opracować projekt najwyższej jakości, który będzie miał bardzo duże szanse w konkursie unijnym.
W konkursach unijnych mniejsze znaczenie ma branża firmy, która chce pozyskać dotację, a bardziej to, na jakie cele firma chce te fundusze zdobyć, np. na opracowanie innowacji w ramach prac badawczo-rozwojowych, czy już na inwestycje umożliwiające wdrożenie tych innowacji na rynek. A może bardziej jest zainteresowana pozyskaniem środków na poprawę efektywności energetycznej czy innych działań prośrodowiskowych. Są też fundusze na cyfryzację, na udział w targach i promocję swoich wyrobów za granicą.
Klient przychodzi do nas z pomysłem, potrzebami, a my dopasowujemy jego plany do możliwości, jakie w danej chwili są dostępne.
Konkursy unijne dzielą się na krajowe i regionalne. W krajowych konkurujemy z wnioskodawcami z całej Polski, w regionalnych tylko z firmami z naszego województwa. I w tych regionalnych konkursach, firma doradcza z tego samego województwa, ma niekwestionowaną przewagę nad innymi, bo tu łączy się wówczas najwyższa skuteczność z największym doświadczeniem. Konkursy regionalne pojawiają się rzadko. Warto dokonać dobrego wyboru i wykorzystać tę szansę.
Dla klienta ważna jest skuteczność działania.
Tak, w niektórych konkursach dotację otrzymuje mniej niż 10% złożonych projektów. Np. w ostatniej rundzie popularnej Ścieżki SMART, dotację otrzymało 200 projektów na 2700 złożonych. Sukces projektu zależy od wielu czynników, w tym od tego jaki potencjał ma klient. Zawsze kładziemy duży nacisk na weryfikowanie pomysłów, oceniamy, czy ma on szansę na otrzymanie dofinansowania. Żadna firma doradcza nie jest w stanie zagwarantować sukcesu, bo sporo zależy od klienta, który ma odpowiednie zasoby, pomysł na innowację, udowodnione finansowanie projektu, wszelkie pozwolenia itp. Dużo też zależy od konkurencji w danym konkursie, przyjętych przez klienta wskaźników, na tle innych projektów. Nikt nie może zagwarantować sukcesu. Ale poważniejsze firmy kładą duży nacisk na weryfikowanie czy dany pomysł, projekt ma realne szanse. Dlatego w naszej firmie nie ma handlowców. Skupiamy się na dobrych projektach, a nie na sprzedaży. W ten sposób klient od razu rozmawia z doradcą, który będzie później mierzył się z projektem – nie ma tu miejsca na obiecywanie bez pokrycia.
Przed czym pan przestrzega?
Przed zbyt pochopną decyzją o przygotowaniu projektu w oparciu o zapewnienia handlowca firmy doradczej. Przed próbą samodzielnego sporządzenia wniosku przez swoich pracowników i rezygnacją z pomocy firmy konsultingowej wyspecjalizowanej w pozyskiwaniu funduszy. Niektóre z tych działań mogą być marnotrawstwem czasu, środków oraz pozorną oszczędnością.
Na rynku zrodziła się pokusa, swoisty pomysł na biznes, by otwierać firmy zajmujące się przygotowaniem projektów unijnych i oferować usługi w konkurencyjnych cenach. W takich przypadkach warto odpowiedzieć sobie na pytanie, z kim mamy większe szanse, czy więcej możemy oszczędzić, czy dużo więcej stracić. A mówimy o projektach często opiewających na miliony złotych.
Nawet poważny biznes często popełnia ten błąd, że zbyt małą uwagę przykłada i mało czasu poświęca na zweryfikowanie firmy doradczej, a mówimy przecież o jednej z najważniejszych spraw – o dotacjach na rozwój firmy, szansie na skokowy rozwój.
Bartłomiej Lech
Lech Consulting Sp. z o.o.
Toruń, ul. Podmurna 65/1
e-mail:[email protected]
