Jak długo trzeba przechowywać dokumenty do ZUS?

Od kilkudziesięciu lat prowadzę działalność gospodarczą w Polsce. Mam problem z przechowywaniem dokumentów do ZUS. Przez lata uzbierało się naprawdę sporo. Uzbierało , kwitów wpłat. Tego jest naprawdę sporo. Jak długo muszę je przetrzymywać?

Zgodnie z ustawą z 13 października 1998 r. o systemie ubezpieczeń społecznych wszyscy płatnicy składek zobowiązani są do przechowywania dokumentów zgłoszeniowych i rozliczeniowych. Dokumenty zgłoszeniowe osoby ubezpieczonej i płatnika składek powinny być przechowywane, przez co najmniej pięć lat.

Zarówno w przypadku zgłoszenia w formie pisemnej, jak i elektronicznej, płatnik składek zobowiązany jest do sporządzenia kopii tego dokumentu w formie pisemnej, opatrzonej własnoręcznym podpisem osoby ubezpieczonej i w takiej formie przechowywać go u siebie.

Natomiast w przypadku dokumentów rozliczeniowych, pisemne kopie deklaracji rozliczeniowych i imiennych raportów miesięcznych oraz dokumentów korygujących te formularze płatnik składek zobowiązany jest przechowywać przez okres 10 lat od dnia ich przekazania do ZUS w formie dokumentu pisemnego lub elektronicznego.

Ponieważ wyżej wymienione dokumenty stanowią materiał dowodowy w przypadku sporu płatnika z ZUS w zakresie ubezpieczeń społecznych przedłużenie okresu przechowywania dokumentów zgłoszeniowych również do 10 lat leży w interesie przedsiębiorcy.

Przepisy wyżej wymienionej ustawy nie precyzują okresu przechowywania bankowych dokumentów płatniczych. Jednak ze względu na 10 - letni okres przechowywania dokumentów rozliczeniowych i dochodzenia przez ZUS należności z tytułu składek na ubezpieczenia społeczne zalecane jest przechowywanie dokumentacji płatniczej przez okres nie krótszy niż 10 lat.

Jedynie ustawa z dnia 17 grudnia 1998 r. o emeryturach i rentach z Funduszu Ubezpieczeń Społecznych, pośrednio reguluje zasady przechowywania dokumentów płatniczych. Zgodnie z art. 125a tej ustawy ZUS może zażądać od osoby opłacającej składki wyłącznie na własne ubezpieczenie przedłożenia dowodów potwierdzających opłacanie składek oraz wysokość podstawy wymiaru składek za okres po 31 grudnia 1998 r. Jednocześnie ten sam przepis zobowiązuje płatnika składek będącego pracodawcą do przechowywania dokumentów na podstawie, których następuje ustalenie podstawy wymiaru emerytury lub renty przez okres 50 lat od dnia zakończenia przez ubezpieczonego pracy u danego płatnika.