Ważne informacje dla przedsiębiorców! Faktury wciąż po staremu, KSeF dopiero w 2026 roku

Krajowy System e-Faktur to platforma do wystawiania i otrzymywania faktur drogą elektroniczną. Obowiązek wystawiania faktur w KSeF będą mieli wszyscy przedsiębiorcy. Zgodnie z zapowiedziami, system miał zacząć obowiązywać od 1 lipca 2024 roku. Jednak na początku tego roku minister finansów odroczył ten termin ze względów technicznych. Minister zapowiedział, że nową datę przedstawi po zakończeniu audytu.

Okazało się, że obowiązek korzystania z KSeF pojawi się dopiero za niecałe dwa lata. Kilka dni temu Sejm przyjął projekt nowelizacji Ustawy o VAT, który przesuwa obowiązek wystawiania e-faktur na 1 lutego 2026 roku. Teraz ustawa trafi do Senatu, który się nią zajmie.

Ministerstwo Finansów zaproponuje dwuetapowe wejście w życie obowiązkowej e-faktury:

• 1 lutego 2026 roku dla przedsiębiorców, których wartość sprzedaży (wraz z kwotą podatku) przekroczyła w 2025 roku 200 mln zł,
• 1 kwietnia 2026 roku dla pozostałych przedsiębiorców.

- Oznacza to, że przedsiębiorcy zyskali więcej czasu, żeby przygotować się do obowiązkowego Krajowego Systemu e-Faktur. Obecnie w procesie wystawiania przez nich faktur nic się nie zmienia i nadal mogą oni korzystać z dotychczasowych narzędzi i rozwiązań - mówi Bartosz Stróżyński, rzecznik prasowy Izby Administracji Skarbowej w Bydgoszczy.

Jak dodaje, już teraz przedsiębiorcy, szczególnie ci mniejsi, w urzędach skarbowych mogą zapoznawać się z funkcjonalnościami darmowych narzędzi przygotowanych przez Ministerstwo Finansów: Aplikacją Podatnika i e-mikrofirmą. Wkrótce ma się też pojawić Aplikacja Mobilna KSeF, która umożliwi wystawianie podstawowych faktur w KSeF oraz ich korekt, a także podgląd faktur wystawionych i otrzymanych w KSeF.

- Przygotowaliśmy merytorycznie około tysiąca pracowników w lokalnych Urzędach Skarbowych. Już teraz są oni gotowi pomagać przedsiębiorcom w korzystaniu z przygotowanych przez nas aplikacji. Jeśli ktoś będzie chciał zobaczyć jak one działają i przekonać się czy spełniają jego oczekiwania i potrzeby, to dostanie indywidualne wsparcie w tym zakresie. Po wakacjach zaczniemy też specjalne szkolenia. Dodatkowo od stycznia 2025 roku zostanie również uruchomiona specjalna infolinia Krajowej Informacji Skarbowej dla spraw związanych z KSeF - zapowiada Marcin Łoboda, Szef Krajowej Administracji Skarbowej.

W każdej chwili można przyjść do urzędu skarbowego i otrzymać informacje na temat działania systemu e-faktur. Aby nie tracić czasu i nie stać w kolejce, warto umówić się na wizytę w urzędzie na konkretny dzień i godzinę, za pomocą formularza na stronie internetowej. Można przy tym dodać komentarz i wskazać, że tematem spotkania jest uzyskanie informacji nt. KSeF.

Przedsiębiorcy już mają wiele pytań dotyczących nowego Krajowego Systemu e-Faktur. Chcą wiedzieć, czy w przypadku obowiązkowego KSeF wymagana będzie akceptacja odbiorcy faktury. Jak informuje resort finansów, jeśli KSeF będzie obowiązkowy zakłada się, że akceptacja odbiorcy faktury nie będzie wymagana.

A co w sytuacji, gdy wysłana faktura do KSeF jest odrzucona? Czy taką fakturę należy poprawić i wysłać ponownie? Czy fakturę, która została odrzucona w KSeF, można anulować lub wystawić korektę?

- Faktura, która została odrzucona nie jest uznawana za wystawioną. Zatem nie można do niej wystawić korekty ani jej anulować. W przypadku odrzucenia faktury przez system do decyzji podatnika należy, czy będzie chciał ją poprawić i wysłać ponownie do Krajowego Systemu e-Faktur - odpowiadają w ministerstwie finansów.

Odrzucenie faktury przez system może wystąpić jedynie z powodu niezgodności struktury pliku z wzorem logicznym lub z powodu wprowadzania jej do systemu przez osobę nieuprawnioną.