Z uwagi na to, że kapitał początkowy dla wielu osób w sposób znaczący wpłynie na wysokość przyszłej emerytury, prawidłowe określenie jego wysokości jest rzeczą bardzo ważną. Często jednak nie zdajemy sobie z tego sprawy jak ważną. Dlatego też niezbędnym jest zebranie właściwej dokumentacji, w oparciu o którą ZUS obliczy kapitał.
Na wysokość kapitału zasadniczy wpływ mają dwa czynniku:
udowodniony do 1 stycznia 1999 roku staż pracy (składkowy i nieskładkowy).
- wysokość wynagrodzeń osiąganych w okresie, z którego obliczana jest podstawa wymiaru kapitału.
Dzisiaj skupimy się na drugim z tych elementów.
Z ilu lat
Podstawę wymiaru kapitału stanowi przeciętna podstawa wymiaru składki na ubezpieczenie społeczne (tj.osiągane wynagrodzenie) w okresie:
- kolejnych 10 lat kalendarzowych wybranych przez osobę zainteresowaną z lat: 1980-1998. Oznacza to, że należy przedłożyć zaświadczenie o wynagrodzeniu z lat bezpośrednio po sobie następujących, we wskazanym przedziale czasowym.
- 20 lat dowolnie wybranych z całego okresu pracy zawodowej - niekoniecznie kolejnych.
W odniesieniu do pewnej grupy osób - urodzonych w dniu 31 grudnia 1968 roku i po tej dacie - nie jest możliwe wskazanie wynagrodzenia z 10 kolejnych lat. Oczywiście wynika to z ich wieku na dzień 1 stycznia 1999 roku oraz nauki np. w szkole wyższej. W takim przypadku dopuszcza się obliczenie podstawy wymiaru kapitału z faktycznego okresu podlegania ubezpieczeniu. Taka sama zasada odnosi się do sytuacji, gdy jedyną przyczyną niemożności wskazania wynagrodzenia z kolejnych 10 lat jest urlop wychowawczy, okres zastępczej służby wojskowej lub okres czynnej służby wojskowej.
Słynny druk Rp-7
Podstawowym dokumentem potwierdzającym wysokość osiąganego dochodu jest zaświadczenie wystawione przez pracodawcę lub jego następcę prawnego. Jest ono powszechnie znane pod nazwą druku ZUS Rp-7.
Najwięcej problemów pracownicy mają właśnie z uzyskaniem tego dokumentu. Wynika to przede wszystkim z faktu, iż do 1991 roku zakłady pracy miały prawo likwidować dokumentację płacową już po 12-letnim okresie jej przechowywania. Rozporządzenie ministra finansów z dnia 15 stycznia 1991 roku w sprawie zasad prowadzenia rachunkowości (Dz.U. nr 10, poz.35), a później obowiązująca ustawa o rachunkowości - uzależnia okres przechowywania dokumentacji płacowej (tj. kart wynagrodzeń) zakładu pracy od przepisów emerytalno-rentowych.
Jeżeli zatem pracodawca zlikwidował dokumentację, to zaświadczenie o wynagrodzeniu może wydać w oparciu o zachowane akta osobowe, których okres przechowywania wynosi 50 lat, czyli na podstawie umowy o pracę, innych pism, w których zawarte są dane dotyczące wynagrodzenia pracownika. Wykazane mogą być tylko takie składniki wynagrodzenia, które przysługiwały bezwarunkowo w czasie trwania zatrudnienia jako składniki stałe i zostały określone w dokumentacji np. wynagrodzenie zasadnicze, stałe dodatki określone kwotowo. Inne składniki wynagrodzenia - premie, nagrody, dodatki - mogą być uwzględnione tylko wówczas, jeżeli zachowana dokumentacja wskazuje na ich faktyczną wypłatę w określonej wysokości, od której została odprowadzona składka na ubezpieczenie społeczne.
Nie można uwzględnić składników wynagrodzenia określonych w dokumentacji osobowej pracownika, jeżeli przysługiwały warunkowo i wypłacano je w zmiennych wysokościach (np. premia uzależniona od wyników pracy), a z dokumentacji nie wynika ich faktyczna wysokość.
W sytuacji, gdy z dokumentacji innej niż płacowa wynika, że wynagrodzenie pracownika było określone stawką godzinową, to może być ono wykazane, jeśli zachowały się dane dotyczące liczby godzin, jaką pracownik faktycznie przepracował w danym okresie, na danym stanowisku (dziennie, tygodniowo, miesięcznie).
Podstawową zasadą jest, iż do podstawy wymiaru mogą być brane tylko te składniki wynagrodzenia, które stanowiły podstawę wymiaru składek na ubezpieczenie społeczne.
W zaświadczeniu o zatrudnieniu i wynagrodzeniu należy wskazać na podstawie jakich dokumentów zostało ono wystawione.
Jeżeli zakład pracy został zlikwidowany i nie ma prawnego następcy, wysokość zarobków osiąganych w tym zakładzie pracy może potwierdzić jednostka przechowująca dokumenty zlikwidowanego zakładu pracy np. organ założycielski, organ nadrzędny, archiwum lub firma przechowalnicza. Jednostka taka wydaje kopie dokumentacji płacowej - odpisy, wyciągi, wypisy, kserokopie, a także zaświadczenia. Osoba kierująca archiwum uwierzytelnia kopie przechowywanych dokumentów. Jednakże archiwa nie są uprawnione do wydawania zaświadczeń na druku ZUS Rp-7.
W podstawie wymiaru kapitału początkowego uwzględnia się wynagrodzenie (dochód) przysługujące za okres, za który zostało wypłacone. Niezależnie więc od roku, w którym wypłacono wynagrodzenie, zawsze jest ono doliczane do roku, za który przysługuje, chyba że nie jest możliwe ustalenie tego okresu. Wówczas wypłacone wynagrodzenie (np. nagroda za szczególne osiągnięcia, premia bilansowa) dolicza się do dochodu uzyskanego w roku, w którym go wypłacono.
