Biała lista podatników VAT działa od 1 września. To nowe narzędzie do sprawdzania kontrahentów

Czego dowiemy się dzięki białej liście podatników VAT? Sprawdzimy czy nasz kontrahent jest czynnym podatnikiem VAT. Jeśli twojemu kontrahentowi odmówiono rejestracji, wykreślono go z rejestru lub przywrócono zarejestrowanie jako podatnika VAT, poznasz podstawę prawną tych decyzji. Potwierdzisz numer rachunku bankowego, na jaki powinieneś zapłacić swojemu kontrahentowi.

Kto będzie prowadził białą listę podatników VAT? Szef Krajowej Administracji Skarbowej („szef KAS”). Została ona udostępniona 1 września 2019 r., na stronie internetowej [b]Ministerstwa Finansów oraz w Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalności Gospodarczej (CEIDG). Zastąpi dotychczas funkcjonujące listy podatników: zarejestrowanych niezarejestrowanych oraz wykreślonych i przywróconych do rejestru VAT.[/b]

Informacje zamieszczone w wykazie będzie można wyszukiwać według NIP, REGON, numeru rachunku bankowego lub nazwy firmy. Jeśli wpiszesz tylko fragment tej nazwy, system pokaże pasujące wyniki, spośród których wybierzesz właściwą firmę.

Nie musisz nic robić, aby dane twojej firmy znalazły się na liście. Wszystkie potrzebne informacje szef KAS pobierze z dostępnych rejestrów publicznych. Jeśli te informacje będą niepoprawne, będziesz mógł wystąpić do szefa KAS z wnioskiem o ich usunięcie lub sprostowanie.

Z punktu widzenia przedsiębiorcy, najistotniejsze będzie publikowanie na liście numerów firmowych rachunków bankowych.

Rachunki, które się na niej znajdą, zostaną pobrane z baz Krajowej Administracji Skarbowej. Będą to te same numery rachunków, które podałeś przy zakładaniu firmy w urzędzie skarbowym (w przypadku spółki zarejestrowanej w KRS) albo za pośrednictwem CEIDG (w przypadku jednoosobowej działalności gospodarczej).

W wykazie nie znajdą się prywatne rachunki bankowe tzw. ROR-y, które przedsiębiorcy czasami wykorzystują do działalności gospodarczej, jednak nie są to rachunki rozliczeniowe dedykowane prowadzeniu działalności gospodarczej.

Jeśli numery rachunków, z których korzysta twoja firma, zmieniły się od czasu jej założenia, powinieneś zaktualizować te informacje w urzędzie skarbowym (w przypadku spółki zarejestrowanej w KRS) lub poprzez CEIDG (w przypadku jednoosobowej działalności gospodarczej).

Co będzie zawierała biała lista podatników VAT?

• nazwę firmy lub imię i nazwisko przedsiębiorcy,
• numer, za pomocą którego podmiot został zidentyfikowany na potrzeby podatku, jeżeli taki numer został przyznany;,
• status podmiotu,
• w odniesieniu do którego nie dokonano rejestracji albo który wykreślono z rejestru jako podatnika VAT,
  zarejestrowanego jako „podatnik VAT czynny” albo „podatnik VAT zwolniony”, w tym podmiotu, którego rejestracja została przywrócona,
• numer identyfikacyjny REGON, o ile został nadany,
• numer PESEL, o ile podmiot posiada,
• numer w Krajowym Rejestrze Sądowym, o ile został nadany,
• adres siedziby – w przypadku podmiotu niebędącego osobą fizyczną,
• adres stałego miejsca prowadzenia działalności albo adres miejsca zamieszkania, w przypadku nieposiadania stałego miejsca prowadzenia działalności – w odniesieniu do osoby fizycznej,
• imiona i nazwiska osób wchodzących w skład organu uprawnionego do reprezentowania podmiotu oraz ich numery identyfikacji podatkowej lub numery PESEL,
• imiona i nazwiska prokurentów oraz ich numery identyfikacji podatkowej lub numery PESEL,
• imię i nazwisko lub firmę (nazwę) wspólnika oraz jego numer identyfikacji podatkowej lub numer PESEL,
• daty rejestracji, odmowy rejestracji albo wykreślenia z rejestru oraz przywrócenia zarejestrowania jako podatnika VAT,
• podstawę prawną odpowiednio odmowy rejestracji, wykreślenia z rejestru oraz przywrócenia zarejestrowania jako podatnika VAT,
• numery rachunków bankowych lub rachunków w spółdzielczej kasie oszczędnościowo-kredytowej, której dana firma jest członkiem, otwartych w związku z prowadzoną działalnością gospodarczą – wskazanych w zgłoszeniu identyfikacyjnym lub zgłoszeniu aktualizacyjnym.

Zakres danych udostępniony w wykazie będzie różny dla różnych grup podatników. Np. w przypadku podmiotów zarejestrowanych jako czynni podatnicy VAT lub podmiotów, których rejestracja jako podatników VAT została przywrócona, nie będą publikowane numery PESEL.

Uwaga, od 1 stycznia 2020 r., jeśli zapłacisz swojemu partnerowi biznesowemu kwotę powyżej 15 tysięcy zł na inny rachunek bankowy, niż podany w wykazie:

• nie będziesz miał możliwości zaliczenia do kosztów uzyskania przychodu kwoty w tej części, w jakiej płatność przekracza kwotę 15 tysięcy zł. Nie będzie przy tym miała znaczenia liczba transakcji, na jaką podzielisz płatność wynikającą z jednej faktury,

• będziesz ponosił ryzyko odpowiedzialności solidarnej ze swoim kontrahentem za zaległości podatkowe, jeśli nie zapłaci on należnego podatku VAT od transakcji.

  Dane podatników będą aktualizowane raz dziennie, w każdy dzień roboczy. Dlatego powinieneś sprawdzać numer rachunku bankowego swojego kontrahenta tego samego dnia, w którym planujesz zrealizować przelew.

Będziesz mógł uwolnić się od tych sankcji, jeśli najpóźniej w ciągu 3 dni od zrobienia przelewu na niewłaściwy numer rachunku bankowego poinformujesz o tym naczelnika urzędu skarbowego właściwego dla sprzedawcy.

Do 31 grudnia 2019 r. płatności na rachunek inny, niż podany w wykazie, nie są obciążone sankcjami.

Jak radzi Ministerstwo Finansów, po 1 września sprawdź swojego kontrahenta na białej liście podatników VAT prowadzonej przez szefa KAS. W szczególności dotyczy to firm, z którymi wcześniej nie współpracowałeś. W ten sposób dowiesz się czy twój kontrahent jest czynnym podatnikiem VAT.

Po 1 września, w dniu planowanej zapłaty za usługę czy towar sprawdź czy numer rachunku bankowego podany na fakturze jest taki sam jak numer rachunku na białej liście podatników VAT. Jeśli rachunek nie jest taki sam, powinieneś to wyjaśnić ze swoim kontrahentem przed dokonaniem płatności.

Jeśli przyjmujesz płatności powyżej 15 tys. zł, sprawdź na białej liście podatników VAT czy numery rachunków twojej firmy zgłoszone w urzędzie skarbowym (w przypadku spółki zarejestrowanej w KRS) albo za pośrednictwem CEIDG (w przypadku jednoosobowej działalności gospodarczej) są prawidłowe. Brak lub błędny rachunek naraża na sankcje twoich kontrahentów, którzy będą płacić ci za towary lub usługi po 31 grudnia 2019 r.