E-akta 2019 - Co się zmieniło? Jest prościej i taniej

Pracodawcy będą mogli prowadzić i przechowywać dokumentację w wybranej przez siebie postaci – papierowo lub elektronicznie. Co więcej, za nowo zatrudnionych pracowników będzie ona przechowywana przez 10 lat, a nie 50 lat.

- Dotychczas w Polsce obowiązywał jeden z najdłuższych okresów przechowywania dokumentacji kadrowo-płacowej, czyli 50 lat. Dla porównania w Finlandii jest ona przechowywana przez 10 lat, a w Danii zaledwie 5. Od stycznia także w Polsce skrócił się okres przechowywania dokumentacji pracowniczej. O tym, jak długo pracodawca będzie przechowywał dokumentację pracowniczą, decyduje przede wszystkim data rozpoczęcia pracy u pracodawcy - wyjaśnia Krystyna Michałek, rzecznik regionalny ZUS województwa kujawsko-pomorskiego.

Dla nowo zatrudnionych pracowników i zleceniobiorców od stycznia 2019 r. pracodawcy będą przechowywać dokumentację pracowniczą przez skrócony okres - 10 lat, liczony od końca roku kalendarzowego, w którym ustał stosunek pracy lub zakończyła się umowa zlecenia.

Dla pracowników, którzy zatrudnieni zostali po raz pierwszy po 31 grudnia 1998 r. a przed dniem 1 stycznia 2019 r. pracodawca może skrócić okres przechowywania akt z 50 do 10 lat, ale tylko wówczas, gdy:
- złoży oświadczenie (ZUS OSW) o zamiarze przekazywania raportów informacyjnych (ZUS RIA), oraz
- przekaże do ZUS raport informacyjny (ZUS RIA) za każdego pracownika/zleceniobiorcę zatrudnionego po raz pierwszy w tym okresie.

- Raport informacyjny ZUS RIA zastąpi obowiązek wystawiania przez pracodawcę w formie papierowej dokumentów dołączanych do wniosków w sprawie przyznania świadczeń m.in. o wypłaconym przychodzie niezbędnym do ustalenia podstawy wymiaru emerytury według starych zasad lub renty z tytułu niezdolności do pracy, o okresie wykonywania pracy w szczególnych warunkach lub w szczególnym charakterze - dodaje rzecznika regionalna ZUS województwa kujawsko-pomorskiego. - Dane z tych dokumentów ZUS zapisze na koncie ubezpieczonego i będą one uwzględniane przy ustalaniu prawa do świadczeń emerytalno-rentowych oraz ich wysokości.

Natomiast akta pracowników/zleceniobiorców zatrudnionych przed 1999 r. pracodawca będzie musiał przechowywać przez 50 lat. Tak będzie również, gdy w dokumentacji pracownika są dane o okresach związanych z pracą górniczą.

Jaki jest termin na złożenie raportu ZUS RIA
- Jeżeli pracownik zatrudniony w okresie 1999-2018 r. nadal pracuje (po złożeniu oświadczenia (ZUS OSW), to pracodawca składa za niego raport informacyjny (ZUS RIA) dopiero po zakończeniu stosunku pracy, czyli wraz z wyrejestrowaniem z ubezpieczeń (ZUS ZWUA) - tłumaczy Krystyna Michałek. - Za pracowników, którzy zakończyli pracę przed złożeniem oświadczenia (ZUS OSW), pracodawca zobowiązany jest złożyć raporty ZUS RIA najpóźniej w terminie 12 miesięcy od dnia złożenia tego oświadczenia.

Zmiany w bieżąco składanych dokumentach
Od stycznia 2019 r. pracodawca będzie przekazywał więcej informacji związanych z zatrudnieniem pracowników i zleceniobiorców. W miesięcznych raportach ZUS RPA – płatnik będzie przekazywać szersze dane o przychodach i wykonywaniu pracy nauczycielskiej za pracowników i zleceniobiorców. Raport RPA pracodawca będzie przekazywał tylko za ten miesiąc, w którym:
- wypłaci pracownikowi przychód należny za lata poprzednie, np. wypłaci w marcu 2019 r. trzynastkę za 2018 r.
- obok świadczeń z tytułu niezdolności do pracy lub macierzyństwa, np. obok zasiłku chorobowego wypłaci pracownikowi składnik wynagrodzenia, np. dodatek stażowy, od którego nie zostały opłacone składki na ubezpieczenia emerytalne i rentowe.

Z kolei w formularzu wyrejestrowującym z ubezpieczeń (ZUS ZWUA) pracodawca będzie przekazywał informacje o dacie i sposobie rozwiązania lub wygaśnięcia stosunku pracy oraz informację, z czyjej inicjatywy został on rozwiązany. ZUS dostosował też formularz ZUS DRA do płatności na jeden rachunek. Pojawiło się w nim pole z łączną kwotą do zapłaty za dany okres rozliczeniowy.

Dane, które przekaże pracodawca w raportach ZUS RIA i ZUS RPA, ZUS zapisze na koncie ubezpieczonego. Dzięki temu nie będą potrzebne dodatkowe dokumenty do wniosku o przyznanie świadczenia albo jego przeliczenie. Wyjątkiem są dokumenty potwierdzające okresy pracy do 31 grudnia 2008 r. w szczególnych warunkach lub w szczególnym charakterze. Jeśli na podstawie danych od pracodawcy ZUS nie będzie mógł ustalić, czy wykonywana praca uprawnia do emerytury pomostowej lub wcześniejszej emerytury, poprosi pracownika o przedstawienie dodatkowych dokumentów.

Więcej informacji na temat zakresu danych, jakie będą wykorzystywane w nowych raportach ZUS RIA i ZUS RPA oraz zmian wprowadzonych w formularzach ZUS ZWUA, ZUS DRA, informacji rocznej oraz miesięcznej dla osoby ubezpieczonej można znaleźć na stronie www.zus.pl oraz www.e-akta.gov.pl

Szkolenia z e-Akt w Kujawsko-Pomorskiem
Wszelkie kwestie, które dotyczą e-AKTA, zostaną omówione podczas szkoleń „E-akta - zmiany w zasadach przechowywania akt pracowniczych”, które organizuje bydgoski i toruński oddział ZUS:

- W Bydgoszczy (budynek ZUS przy ul. Św. Trójcy 33) w terminie:

• 25.01.2019 r.,
• 15.02.2019 r.,
• 06.03.2019 r.,
• 22.05.2019 r.,
• 25.06.2019 r.

Rozpoczęcie szkolenia o godz. 9. Zapisy na szkolenie pod nr. tel. (52) 34-18-157, e-mail: [email protected].

- W Inowrocławiu (budynek ZUS przy ul. Solankowej 15) w terminie:

• 28.02.2019 r.,
• 30.04.2019 r.
• 27.06.2019 r.

Rozpoczęcie szkolenia o godz. 9. Zapisy na szkolenie pod nr tel. (52) 356-10-22, e-mail: [email protected] lub [email protected].

- W Toruniu (budynek ZUS przy ul. Mickiewicza 33/39, sala 41) w terminie:

• 21.02.2019 r.,
• 21.03.2019 r.,
• 31.03.2019 r.,
• 25.04.2019 r.,
• 23.05.2019 r.,
• 27.06.2019 r.

Rozpoczęcie szkolenia o godz. 12.30. Zapisy na szkolenie pod nr. tel. (56) 610-93-12.

- W Grudziądzu (budynek ZUS przy ul. Wybickiego 39, sala 302A) w terminie (bez zapisów):

• 18.01.2019 r.,
• 01.02.2019 r.

Rozpoczęcie szkolenia o godz. 9.

- We Włocławku (budynek ZUS przy ul. Płocka 167, sala 104) w ostatni piątek miesiąca (bez zapisów):

• 25.01.2019 r.,
• 22.02.2019 r.,
• 29.03.2019 r.,
• 26.04.2019 r.,
• 31.05.2019 r.,
• 28.06.2019 r.

Rozpoczęcie szkolenia o godz. 11.