E-faktury opłacają się firmom i klientom

Coraz więcej firm decyduje się na taką formę powiadomień o płatnościach. - Opcja e-faktury jest dostępna u nas od roku, a już korzysta z niej 25 procent naszych klientów – wylicza Małgorzata Babik, rzeczniczka Neti. - Jest to opcja bezpłatna.

Natomiast w Grupie Telekomunikacja Polska z takiego e-rachunku korzysta już 2 miliony klientów.

Przeczytaj: E-zakupy. Seniorzy coraz chętniej kupują żywność w internecie

Jakie są zalety e-faktur?

Jak wylicza Maria Piechocka z wydziału prasowego Telekomunikacji Polskiej, są to choćby bezpłatne uruchomienie i korzystanie, pewność otrzymania faktury na czas, znaczna oszczędność czasu, dostęp do rachunku w każdym miejscu i czasie, mniejsze ryzyko zgubienia, łatwiejsze przechowywanie i bezpieczeństwo danych.

Klienci, którzy skorzystają z faktur elektronicznych mogą otrzymać także różne bonusy, na przykład darmowe minuty, punkty w programie PayBack, a nawet bony rabatowe.

Czytaj również: E-booki wypierają tradycyjne książki?

Jak zmienić „papierowy” rachunek na e-fakturę?

- Można to zrobić zarówno telefonicznie, osobiście w biurze obsługi klienta, jak i przez elektroniczne biuro obsługi klienta (e-bok) na stronie internetowej - podaje Dagmara Krzesińska**z biura prasowego UPC. – Przejść na e-fakturę można w każdym momencie, bez żadnych opłat.

E-rachunek to też oszczędności dla firm

Jak wynika z raportu „E-faktura w Polsce", przygotowanego przez Polską Konfederację Pracodawców Prywatnych Lewiatan, firma wysyłając miesięcznie 1000 faktur może zaoszczędzić około 2 tysięcy złotych, a wystawiając około 20 tysięcy prawie 40 tysięcy złotych, jeśli zrezygnuje z faktur papierowych na rzecz elektronicznych.

Przeczytaj też: Kantory internetowe zyskują na znaczeniu, bo tak jest taniej

- Z punktu widzenia przedsiębiorstw, e-faktury są wygodniejsze, tańsze i bardziej pewne, niż tradycyjna forma rozliczenia – wymienia ich zalety Zbigniew Gajewski, zastępca dyrektora generalnego PKPP Lewiatan. - Z badań wynika, że przedsiębiorcy korzystający z elektronicznego obrotu fakturami cenią sobie przede wszystkim: oszczędności, krótszy czas dostarczenia faktury oraz lepszą kontrolę nad dokumentami.

Duże firmy oszczędzają także znaczące kwoty na braku konieczności magazynowania faktur w wersji papierowej. Zdarzały się bowiem przypadki, gdy przedsiębiorstwa żądały od wystawcy ponoszenia kosztów ich przechowywania. W przypadku rosnących archiwów faktur papierowych wydatki te mogą być dotkliwe.

Przedsiębiorcy oszczędzają też czas. Proces fakturowania oraz płatności trwa od 19 do 40 dni - średnio około 30 dni od momentu zakończenia cyklu bilingowego. Skutkuje to niższymi przychodami z inwestycji (np. lokaty) lub zwiększonymi kosztami obsługi zadłużenia. Dla średniej wielkości operatora telekomunikacyjnego skrócenie cyklu spływu wszystkich należności o połowę może oznaczać korzyści finansowe w wysokości ponad 630 tys. zł w skali miesiąca, co daje ok. 7,6 mln zł rocznie.

Czytaj: E-zakupy robimy szybciej, taniej, grupowo

Obecnie dostępne rozwiązania rynkowe dla e-faktury, jak np. invoobill umożliwiają dostawcom usług masowych redukcję kosztów wydruku i wysyłki faktur oraz innych materiałów nawet o 65 proc., jak również znacząco skracają czas realizacji płatności (z danych udostępnionych przez KIR SA dla systemu invoobill wynika, że średni czas od momentu zapoznania się z fakturą do realizacji płatności wynosi średnio 1,3 dnia).

Ale to nie wszystko. Zdarza się też, że zwykła przesyłka - przez błąd nadawcy lub poczty - nie trafia do adresata. W przypadku tradycyjnych sposobów realizacji płatności, istnieje także ryzyko związane z błędnym rozliczaniem wpłat od klientów.

W Polsce wystawia się obecnie ok. 1,5 mld faktur rocznie. Zaledwie 8-11 proc. rachunków jest przesyłanych elektronicznie. Reszta to tradycyjne, papierowe faktury - drukowane i wysyłane pocztą. Pod względem liczby e-faktur zajmujemy jedno z ostatnich miejsc w Europie.