Każde pismo zeskanowane
W styczniu w inowrocławskim Urzędzie Miasta zostanie wprowadzony elektroniczny system obiegu dokumentów. Składać się będzie z pięciu elementów. Pierwszy to moduł wewnętrznego obiegu dokumentów.
- Każde pismo, które interesant będzie chciał złożyć w urzędzie, zostanie zeskanowane i w ten sposób trafi do systemu - wyjaśnia Monika Dąbrowska, rzecznik prasowy ratusza. Interesant będzie mógł otrzymać specjalny identyfikator, dzięki któremu korzystając z internetu (dostęp przez stronę miasta www.inowroclaw.pl) w dowolnej chwili skontroluje na jakim etapie realizacji jest sprawa, którą zgłosił.
Formularze w internecie
Element drugi to moduł formularzy. Na stronie internetowej miasta dostępnych będzie kilkadziesiąt wzorów najczęściej wykorzystywanych przez interesantów formularzy. Kolejny element to Elektroniczna Skrzynka Podawcza.
- Warto zaznaczyć, iż ESP istnieje już od kilku miesięcy. Umożliwia złożenie dokumentu w wersji elektronicznej. Nowością jest to, że tą drogą też będzie można uzyskać wspomniany powyżej identyfikator umożliwiający sprawdzenie stanu sprawy - podkreśla M. Dąbrowska.
Warunkiem, który ciągle jeszcze narzuca prawo jest posiadanie kwalifikowanego podpisu elektronicznego. Obecnie trwają prace legislacyjne nad uproszczeniem tej procedury. Ponadto zupełnie nową szatę graficzną zyskać ma od stycznia Biuletyn Informacji Publicznej, który stanie się bardziej funkcjonalny i użyteczny. Powstanie również moduł elektronicznego archiwum dokumentów.
W wersji papierowej też
- Należy podkreślić, iż równolegle nadal przyjmowane będą wszelkie dokumenty tak jak dotychczas, czyli w wersji papierowej - dodaje pani rzecznik.
Przetarg na dostawę i wdrożenie systemu ostatecznie wygrała istniejąca od piętnastu lat warszawska spółka "Rodan-Systems". Koszt realizacji tej inwestycji w Urzędzie Miasta Inowrocławia to ok. 250 tys. zł.
Elektroniczne systemy obiegu dokumentów istnieją już innych miastach naszego województwa, m.in. w Bydgoszczy, Toruniu, Włocławku i Grudziądzu.
