Tak możesz dostać zwrot składki zdrowotnej. Ekspertki ZUS wyjaśniają wątpliwości

Na pytania dotyczące rocznego rozliczenia składki zdrowotnej przez osoby prowadzące działalność gospodarczą odpowiadały: Anetta Wawrowska, z-ca dyrektora ds. dochodów oddziału ZUS w Bydgoszczy i Wioleta Sakowska, specjalista z Wydziału Ubezpieczeń i Składek.

Kto musi złożyć roczne rozliczenie składki zdrowotnej za 2022 rok?
Do 22 maja przedsiębiorcy, którzy opłacają podatek na zasadach ogólnych lub w formie ryczałtu, muszą złożyć roczne rozliczenie składki zdrowotnej za 2022 rok. Do tej grupy należą:

• prowadzący pozarolniczą działalność w formie indywidulanej,
• prowadzący działalność w formie spółki cywilnej, partnerskiej, jawnej nie będącej podatnikiem podatku CIT,
• prowadzący działalność gospodarczą w okresie korzystania z „ulgi na start”.

Obowiązek przekazania rocznego rozliczenia składek na ubezpieczenie zdrowotne za 2022 rok dotyczy również osób, które w zeszłym roku zawiesiły lub zakończyły działalność. Wystarczy, że płatnik podlegał np. kilka dni ubezpieczeniu zdrowotnemu w 2022 roku, to jest zobowiązany złożyć dokument za kwiecień 2023 rok z rocznym rozliczeniem. Roczne rozliczenie musi również sporządzić płatnik składek, który rozpoczął prowadzenie działalności od stycznia 2023 roku i opłaca podatek na zasadach ogólnych.

Rozliczenie za 2022 rok trzeba przekazać do ZUS-u w dokumencie za kwiecień 2023 roku w terminie do 22 maja. Osoby prowadzące jednoosobową działalność roczne rozliczenie składają na druku ZUS DRA. Natomiast w przypadku opłacania składek za inne osoby (np.: pracowników, zleceniobiorców) na druku ZUS RCA. Pozostałe osoby prowadzące działalność nie składają rozliczenia rocznego.

W jaki sposób nastąpi zwrot nadpłaty wynikającej z rocznego rozliczenia?
Jeśli z rocznego rozliczenia składki zdrowotnej wyjdzie nadpłata, a płatnik nie ma zaległości w opłacaniu składek, na profilu płatnika na PUE ZUS będzie przygotowany wniosek o zwrot nadpłaty (RZS-R) w dokumentach roboczych. Należy go zweryfikować, podpisać i odesłać za pośrednictwem PUE do 1 czerwca. Wówczas najpóźniej do 1 sierpnia ZUS przekaże nadpłatę na rachunek bankowy, który jest zapisany na koncie płatnika składek. Płatnik musi wskazać ten rachunek, na który ma być dokonany zwrot nadpłaty. Nie ma zwrotów bezgotówkowych. Zalecamy sprawdzenie, czy na koncie płatnika jest wskazany aktualny rachunek bankowy. Można to zrobić w e-Płatniku, w Programie Płatnik lub w naszych jednostkach. Zmianę lub zgłoszenie nowego rachunku bankowego płatnik powinien dokonać przez zmianę wpisu w CEIDG. Może to zrobić elektronicznie. Jeśli go nie ma, to powinien zgłosić ten rachunek na dokumentem ZBA lub ZFA zmiana.

Czy ewentualną nadpłatę można przekazać na poczet przyszłych należności?
Płatnik po przekazaniu deklaracji rozliczeniowej za dany miesiąc ma obowiązek opłacania składek, które z niej wynikają. Ustawodawca nie przewidział możliwości równoczesnego rozliczenia nadpłaty, która wynika z rocznego rozliczenia składki na ubezpieczenie zdrowotne, na poczet należności wykazanych w deklaracji rozliczeniowej za kwiecień. Nadpłata taka może zostać zwrócona. Jeśli płatnik nie opłaci składek, które wynikają z deklaracji za kwiecień 2023 roku i chce, żeby nadpłata powstała z rocznego rozliczenia składki na ubezpieczenie zdrowotne rozliczyła te należności, powinien wystąpić z wnioskiem o jej zwrot.
Tryb taki umożliwi rozliczenie nadpłaty na składki z uwzględnieniem daty, który wynika z terminu przekazania rocznego rozliczenia. Przy czym ZUS ma obowiązek rozpatrzenia wniosku, w tym rozliczenia nadpłaty np. na składki za kwiecień, w terminie do 1 sierpnia br.

Kiedy utworzy się wniosek o zwrot na PUE w sytuacji sporządzenia rocznego rozliczenia w Programie Płatnik?
Wniosek o zwrot nadpłaty, która wynika z rocznego rozliczenia, zostanie utworzony i udostępniony na profilu płatnika na PUE ZUS na drugi dzień po identyfikacji z kontem płatnika/ubezpieczonego dokumentu z rocznym rozliczeniem. Można go odszukać w dokumentach roboczych.

Z jakim kodem tytułu ubezpieczenia należy wykazać dokumenty rozliczeniowe płatnika składek, który zlikwidował działalność w trakcie roku 2022?
W przypadku zawieszenia bądź likwidacji działalności należy podać ostatni kod tytułu ubezpieczenia, z jakim był zgłoszony płatnik składek i wykazać go na dokumencie rozliczeniowym ZUS DRA. Płatnik, który przed zawieszeniem czy likwidacją rozliczał się razem z pracownikami, czyli na druku ZUS RCA, rozliczenie roczne sporządza tylko na ZUS DRA.

W trakcie 2022 roku płatnik składek zmarł. Czy konieczne jest sporządzenie rocznego rozliczenia składki z ubezpieczenie zdrowotne?
Za zmarłego płatnika nie składa się rozliczenia rocznego za rok 2022. Takie rozliczenie roczne składki na ubezpieczenie zdrowotne za roku 2022 będzie sporządzone z urzędu przez ZUS.

Czy roczne rozliczenie sporządzamy na jednej DRA wraz z deklaracją rozliczeniową za kwiecień 2023 roku?
Tak, rozliczenie roczne sporządza się na jednej deklaracji wraz ze składką miesięczną za kwiecień 2023 roku.

Czy musimy składać informację z rocznym rozliczeniem dla działalności zawieszonej cały rok 2022?
Nie składamy rozliczenia rocznego, jeśli działalności była zawieszona cały 2022 rok chyba, że została wznowiona od stycznia 2023 i płatnik jest opodatkowany na zasadach ogólnych. W takim przypadku musi przekazać roczne rozliczenie za rok 2022, w którym będzie ustalona roczna składka za styczeń 2023 rok, czyli za tzw. „miesięczny rok składkowy”.

Tak, już od 28 kwietnia jest dostępna nowa wersja Programu Płatnik. Jej instalacja wymaga konwersji bazy danych (jak przy wcześniejszych aktualizacjach Programu). Jest ona wykonywana automatycznie, jednak pamiętajmy o wykonaniu kopii bazy danych. Podczas konwersji dodane zostaną nowe bloki do wszystkich dokumentów ZUS DRA i ZUS RCA.
Przy bazach MS Access, gdzie ich rozmiar jest już dość duży (bazy MS Access posiadają ograniczenia techniczne) zalecamy przed aktualizacją programu archiwizację zestawów dokumentów. Wskazówki jak to zrobić znajdują się w poradniku administratora Programu Płatnik. Pozwoli to na „odchudzenie” bazy, a tym samym konwersja przebiegnie sprawnie. Drugim rozwiązaniem jest przeniesienie bazy Płatnika do Microsoft SQL Server, czyli instalacja systemu zarządzania bazą danych.

Przedsiębiorcy, którzy mają jeszcze wątpliwości dotyczące rozliczania składki zdrowotnej za 2022 rok, mogą skorzystać z bezpłatnych porad ekspertów ZUS.

Oto harmonogram telefonicznych dyżurów:

• 16 maja, w godz. 8-10, pod nr tel. 56 498 35 81, w godz. 9-10 pod nr tel. 54 282 83 23, w godz. 9-11 pod nr tel. 52 341 81 24, w godz. 10-11 pod nr tel. 54 288 61 57,
• 17 maja, w godz. 8-10, pod nr tel. 56 450 68 55, w godz. 9-11 pod nr tel. 54 230 73 83, w godz. 10-12 pod nr tel. 54 280 28 35, w godz. 12-14 pod nr tel. 502 008 688,
• 18 maja, w godz. 9-10, pod nr tel. 54 282 83 23, w godz. 10-11 pod nr tel. 54 288 61 58,
• 19 maja w godz. 11-13, pod nr tel. 502 008 688.

O zasady rozliczania wpłat na poczet należności z tytułu składek i zasady zwrotu nadpłaconych składek będzie można zapytać ekspertów 17 maja, w godz. 10-11, pod nr tel. 56 610 95 97 i 19 maja, w godz. 9-11, pod nr tel. 54 230 73 57.

Dodatkowo ZUS w Toruniu, Grudziądzu, Brodnicy i we Włocławku organizuje bezpłatne szkolenie online dotyczące rocznego rozliczenia składki zdrowotnej. Szkolenia odbędą się:

• 16 maja w godz. 8-10,
• 18 maja w godz. 8-10 i 10-12,
• 19 maja w godz. 9-11.

Aby wziąć udział w webinariach, należy najpóźniej dzień przed rozpoczęciem szkolenia zgłosić swój udział na adres email: [email protected].

17 maja, w godz. 10-12, w siedzibie ZUS w Golubiu-Dobrzyniu odbędzie się stacjonarne szkolenie dla biur rachunkowych w temacie rocznego rozliczenia składki zdrowotnej.