ISO 9001 to system zarządzania jakością. W przypadku urzędów chodzi o sprawniejszy obieg dokumentów, brak korupcji, terminowość i specjalne procedury, dzięki którym praca urzędników jest bardziej uporządkowana. - Nie ma jednej pani Zosi, która się na wszystkim zna - tłumaczy starosta Piotr Mówiński. - Dzięki procedurom praktycznie każdy urzędnik jest w stanie sprawdzić obieg danego dokumentu albo np. wydać jakieś pozwolenie.
Szybciej i sprawniej
Dla mieszkańców oznacza to, że potrzebny papierek - na przykład pozwolenie na budowę czy dane z geodezji - dostaną szybciej i niezależnie od tego, jaki urzędnik ich obsługuje. - Założenie jest takie, by we wszystkich urzędach sprawy załatwiać podobnie. W końcu wszyscy działamy w oparciu o te same podstawy prawne - mówi starosta.
W praktyce bywa różnie. Projekty takie jak ISO czy administracja internetowa mają sprawić, że to się zmieni.
- Dla nas najważniejszy jest klient i o jego komfort tu chodzi - mówi Karol Gutsze, koordynator projektu. - Nie chcemy wymyślać świata na nowo, tylko dokumentować pewne powtarzalne czynności.
Oznacza to chociażby, że wszyscy urzędnicy mają dostęp do dokumentów w komputerze i widzą ich obieg. Mieszańcy mogą prześledzić część procedur związanych z ISO na internetowej stronie starostwa w Biuletynie Informacji Publicznej.
Rok przygotowań, trzy dni kontroli
- O ISO myśleliśmy już od dawna, ale nigdy nie starczało na to pieniędzy - mówi starosta.
Wdrożenie nowego systemu kosztowało urząd niecałe 2 tys. zł. Reszta pochodzi ze środków unijnych. Koordynatorem całego projektu był Urząd Marszałkowski, który również dostał certyfikat, podobnie jak 19 innych samorządów w województwie.
Sam proces certyfikacji trwał zaledwie trzy dni - wówczas urząd odwiedzili konsultanci. Przygotowania do ich wizyty zajęły jednak prawie rok. - Byli to specjaliści z różnych firm - mówi Karol Gutsze, koordynator projektu. - Ocenili nasze zaangażowanie jako bardzo duże. Dostaliśmy również uwagi związane z naszymi niedociągnięciami i niedoskonałościami, bo nie da się wszystkiego przestrzegać idealnie.
Za trzy lata znowu
Jak wyjaśnia starosta, system wymaga od pracowników ciągłego samodoskonalenia. - Bo nie chodzi o rutynę, która zabija twórczy rozwój instytucji - zaznacza. - To dopiero początek drogi, taka belka, z której się odbijamy. Efekty będą lepiej widoczne za pięć-dziesięć lat.
Certyfikat został wydany na trzy lata, potem urzędników czeka kolejna ocena.
