Nasza Loteria SR - pasek na kartach artykułów

Kodeks pracy 2019 - zmiany. Co z aktami pracowniczymi? [PRZEPISY, ZASADY]

Katarzyna Paczewska
Kodeks pracy 2019 - zmiany. Co z aktami pracowniczymi?
Kodeks pracy 2019 - zmiany. Co z aktami pracowniczymi? Jaroslaw Jakubczak / Polska Press
Od stycznia 2019 r. weszły w życie przepisy, które ułatwią przechowywanie akt pracowniczych (dotyczących pracowników i zleceniobiorców) i obniżą koszty związane z ich przechowywaniem. Co się zmienia?

Pracodawcy będą mogli prowadzić i przechowywać dokumentację w wybranej przez siebie postaci – papierowo lub elektronicznie. Co więcej, za nowo zatrudnionych pracowników będzie ona przechowywana przez 10 lat, a nie 50 lat.

- Dotychczas w Polsce obowiązywał jeden z najdłuższych okresów przechowywania dokumentacji kadrowo-płacowej, czyli 50 lat. Dla porównania w Finlandii jest ona przechowywana przez 10 lat, a w Danii zaledwie 5. Od stycznia także w Polsce skrócił się okres przechowywania dokumentacji pracowniczej. O tym, jak długo pracodawca będzie przechowywał dokumentację pracowniczą, decyduje przede wszystkim data rozpoczęcia pracy u pracodawcy - wyjaśnia Krystyna Michałek, rzecznik regionalny ZUS województwa kujawsko-pomorskiego.

Zobacz także:Zmiany w Kodeksie Pracy 2019. To zmieni się w wypłacie wynagrodzeń!

Dla nowo zatrudnionych pracowników i zleceniobiorców od stycznia 2019 r. pracodawcy będą przechowywać dokumentację pracowniczą przez skrócony okres - 10 lat, liczony od końca roku kalendarzowego, w którym ustał stosunek pracy lub zakończyła się umowa zlecenia.

Dla pracowników, którzy zatrudnieni zostali po raz pierwszy po 31 grudnia 1998 r. a przed dniem 1 stycznia 2019 r. pracodawca może skrócić okres przechowywania akt z 50 do 10 lat, ale tylko wówczas, gdy:

  • - złoży oświadczenie (ZUS OSW) o zamiarze przekazywania raportów informacyjnych (ZUS RIA), oraz
  • - przekaże do ZUS raport informacyjny (ZUS RIA) za każdego pracownika/zleceniobiorcę zatrudnionego po raz pierwszy w tym okresie.
  • - Raport informacyjny ZUS RIA zastąpi obowiązek wystawiania przez pracodawcę w formie papierowej dokumentów dołączanych do wniosków w sprawie przyznania świadczeń m.in. o wypłaconym przychodzie niezbędnym do ustalenia podstawy wymiaru emerytury według starych zasad lub renty z tytułu niezdolności do pracy, o okresie wykonywania pracy w szczególnych warunkach lub w szczególnym charakterze - dodaje rzecznika regionalna ZUS województwa kujawsko-pomorskiego. - Dane z tych dokumentów ZUS zapisze na koncie ubezpieczonego i będą one uwzględniane przy ustalaniu prawa do świadczeń emerytalno-rentowych oraz ich wysokości.

Natomiast akta pracowników/zleceniobiorców zatrudnionych przed 1999 r. pracodawca będzie musiał przechowywać przez 50 lat. Tak będzie również, gdy w dokumentacji pracownika są dane o okresach związanych z pracą górniczą.

Czytaj więcej:Składki ZUS 2019. Ile płaci przedsiębiorca, pracownik, a ile pracodawca?

Jaki jest termin na złożenie raportu ZUS RIA? - Jeżeli pracownik zatrudniony w okresie 1999-2018 r. nadal pracuje (po złożeniu oświadczenia (ZUS OSW), to pracodawca składa za niego raport informacyjny (ZUS RIA) dopiero po zakończeniu stosunku pracy, czyli wraz z wyrejestrowaniem z ubezpieczeń (ZUS ZWUA) - tłumaczy Krystyna Michałek. - Za pracowników, którzy zakończyli pracę przed złożeniem oświadczenia (ZUS OSW), pracodawca zobowiązany jest złożyć raporty ZUS RIA najpóźniej w terminie 12 miesięcy od dnia złożenia tego oświadczenia.

Więcej informacji na temat zakresu danych, jakie będą wykorzystywane w nowych raportach ZUS RIA i ZUS RPA oraz zmian wprowadzonych w formularzach ZUS ZWUA, ZUS DRA, informacji rocznej oraz miesięcznej dla osoby ubezpieczonej można znaleźć na stronie www.zus.pl oraz www.e-akta.gov.pl.

Mały ZUS - o co w tym chodzi?

Dołącz do nas na Facebooku!

Publikujemy najciekawsze artykuły, wydarzenia i konkursy. Jesteśmy tam gdzie nasi czytelnicy!

Polub nas na Facebooku!

Dołącz do nas na X!

Codziennie informujemy o ciekawostkach i aktualnych wydarzeniach.

Obserwuj nas na X!

Kontakt z redakcją

Byłeś świadkiem ważnego zdarzenia? Widziałeś coś interesującego? Zrobiłeś ciekawe zdjęcie lub wideo?

Napisz do nas!
Wideo
Wróć na pomorska.pl Gazeta Pomorska