Regulamin rejestracji oraz udziału w Gali Konkursu Sportowiec Roku 2023

1. Regulamin określa warunki zapisów na listę gości oraz udziału w Gali Konkursu Sportowiec Roku 2023 (zwanego dalej Konkursem).

2. Gala ma charakter zamknięty.

3. Gościem, o którym mowa w pkt 1 Regulaminu może być wyłącznie osoba związana z Konkursem – laureat, członek Kapituły Konkursu lub osoba zaproszona przez organizatora Konkursu.

4. Organizatorem Gali Sportowca Roku 2023 Kujaw i Pomorza, Bydgoszczy i Torunia (zwana dalej: Galą) jest spółka Polska Press sp. z o.o. z siedzibą w Warszawie, 02-672 Warszawa, ul. Domaniewska 45, 02-672 Warszawa, wpisana do Krajowego Rejestru Sądowego – Rejestru Przedsiębiorców przez Sąd Rejonowy dla m.st. Warszawy w Warszawie XIII Wydział Gospodarczy Krajowego Rejestru Sądowego pod numerem KRS 0000002408, o kapitale zakładowym 42 000 000,00 złotych oraz numerze identyfikacji podatkowej NIP 522-01-03-609, BDO 000020115.

5. Gala odbędzie się odbędzie się 4 stycznia 2024 r. o godz. 18:00 w Hotelu City,
przy ulicy 3 Maja 6 w Bydgoszczy. W ramach Gali odbędzie się rozdanie nagród dla najlepszych sportowców z Torunia, Bydgoszczy i regionu.

6. Gościem Gali jest każda osoba spełniająca wymagania określone w pkt. 3 Regulaminu i pod warunkiem, że udział Gościa w Gali został potwierdzony przez Organizatora po uprzednim przesłaniu przez Gościa formularza zgłoszeniowego na zasadach określonych w Regulaminie.

7. Uczestnictwo w Gali jest bezpłatne.

8. Formularz zgłoszeniowy oznacza formularz dostępny pod adresem pomorska.pl/sportowiec23_RSVP za pomocą którego następuje Rejestracja.

9. Galę oznacza organizowane przez Organizatora wydarzenie, którego dotyczy Rejestracja.

10. Regulamin oznacza niniejszy regulamin.

11. Rejestracja oznacza proces samodzielnego zgłoszenia się w imieniu własnym jako Gościa do udziału w Gali. Nie można dokonywać zgłoszeń w imieniu osób trzecich.

12. Gość/oznacza posiadającą pełną zdolność do czynności prawnych osobę fizyczną, zarejestrowaną do udziału w Gali.

13. Rejestracja uczestnictwa na Galę jest równoznaczna z akceptacją warunków Regulaminu.

1. Rejestracja następuje wyłącznie w imieniu własnym poprzez samodzielne wypełnienie i przesłanie przez zaproszonego Gościa Formularza zgłoszeniowego dostępnego pod adresem pomorska.pl/sportowiec23_RSVP

2. Formularz rejestracji wymaga podania rzeczywistych danych Uczestnika, takich jak:

• imię,
• nazwisko,
• klub (w przypadku przedstawiciela klubu nominowanego w kategorii Drużyna Roku)
• adres mailowy.

3. Termin nadsyłania zgłoszenia uczestnictwa w Gali upływa 27 grudnia 2023 r. lub do wyczerpania puli miejsc dostępnych.

4. Za termin dostarczenia zgłoszenia przyjmuje się datę wpłynięcia formularza zgłoszeniowego do Organizatora.

5. Gość, rejestrując się na Galę, potwierdza zamiar uczestnictwa w Gali.

6. Udział w Gali wymaga zaakceptowania niniejszego Regulaminu w sposób określony w formularzu.

1. W przypadku, gdyby Gala nie mogła się odbyć w ustalonym terminie z przyczyn niezależnych od Organizatora (siła wyższa przez którą należy rozumieć zdarzenie nadzwyczajne, niemożliwe do przewidzenia, jak zarządzenia władz, strajki, ulewy, pandemie, epidemie, itp.)., Organizator zastrzega sobie możliwość zaproponowania innego terminu. W takim przypadku uczestnik zostanie o tym powiadomiony niezwłocznie drogą elektroniczną na adres poczty elektronicznej podanej przez Uczestnika podczas zgłoszenia rejestracyjnego.

2. Organizator informuje, że przebieg Gali będzie rejestrowany (foto i wideo) oraz opublikowany w mediach prowadzonych, wydawanych lub tworzonych przez Polska Press sp. z o.o. Gość rejestrując się do udziału w Gali niniejszym akceptuje i wyraża zgodę na nieodpłatne i nieograniczone czasowo ani terytorialnie rozpowszechnienie jego wizerunku, w tym w połączeniu z głosem i wypowiedzią, jeśli takie zostały utrwalone, na łamach prasy prowadzonej, wydawanej lub tworzonej przez Organizatora (zarówno prasie elektronicznej, jak i wydawanej w formie papierowej), w jego social mediach (w szczególności Facebook, LinkedIn, Instagram) oraz stronach www, w celu prowadzenia działań promujących działalności Organizatora, w tym samą Galę oraz jej przyszłe edycje, jak również w ramach sporządzenia relacji dziennikarskiej z wydarzenia. Zgoda obejmuje także następujące pola eksploatacji: zwielokrotnianie, obróbkę, utrwalanie dowolną techniką, publiczne udostępnianie, powielanie, a także wyświetlanie, odtwarzanie, nadawanie i reemitowanie zdjęć/nagrań, na których zostały utrwalone wizerunki, obrót egzemplarzami zdjęć/nagrań, ich publikowanie, w tym także w połączeniu z wizerunkami innych osób, które zostały utrwalone.

Uczestnik Gali jest zobowiązany do zapoznania się z Regulaminem przed przystąpieniem do Gali i dostosowania się do jego postanowień.

Realizując obowiązki wynikające z postanowień Rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych) (“RODO”), niniejszym organizator jako administrator danych osobowych w rozumieniu art. 4 ust. 7 RODO przekazuje osobom, których dane dotyczą, następujące informacje:

Poniżej znajdziecie Państwo informacje na temat przetwarzania Państwa danych osobowych w ramach organizowanego przez spółkę Polska Press sp. z o.o. wydarzenia w postaci „Gala Konkursu Sportowiec Roku 2023”

Realizując obowiązek wynikający z Rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/45/WE (dalej: „RODO”) informujemy, że:

1.Administrator danych
Administratorem Państwa danych osobowych jest Polska Press sp. z o.o. z siedzibą przy ul. Domaniewskiej 45, 02-672 Warszawa, wpisana do rejestru przedsiębiorców Krajowego Rejestru Sądowego prowadzonego przez Sąd Rejonowy dla m. st. Warszawy XIII Wydział Gospodarczy po numerem KRS 0000002408, NIP: 522-01-03-609, kapitał zakładowy: 42 000 000 zł (dalej: „Administrator”, „Spółka” lub „my”) będąca organizatorem wydarzenia pod nazwą „Gala Konkursu Sportowiec Roku 2023” (dalej jako: „Wydarzenie” ).

2.Inspektor Ochrony Danych
W Spółce został wyznaczony Inspektor Ochrony Danych, z którym można skontaktować się drogą elektroniczną – na adres e-mail: [email protected] lub listownie - na adres: Inspektor Ochrony Danych, Polska Press sp. z o.o. ul. Domaniewska 45, 02-672 Warszawa.

3.Źródło pozyskania danych osobowych
Państwa dane możemy pozyskać od Państwa lub z naszej wewnętrznej bazy klientów i kontrahentów. W niektórych przypadkach Państwa dane pozyskujemy ze źródeł powszechnie dostępnych, takich jak: Internet, KRS, CEIDG, baza GUS, Panorama Firm, książki telefoniczne, możemy także otrzymać je od innego podmiotu – np. sponsora lub partnera Wydarzenia.

4.Zakres przetwarzanych danych osobowych
Przetwarzamy Państwa dane osobowe w zakresie niezbędnym do prawidłowej realizacji celów, o których mowa w ust. 5 poniżej, w szczególności imię, nazwisko, adres e-mail (oraz nazwa klubu w przypadku przedstawiciela klubu nominowanego w kategorii Drużyna Roku). W przypadku, gdy z przebiegu Wydarzenia sporządzana jest relacja fotograficzna lub wideo, to Administrator może również przetwarzać wizerunek uczestnika Wydarzenia. W przypadku złożenia reklamacji możemy przetwarzać dodatkowe dane, które nam Państwo podacie, jak np. adres korespondencyjny, numer telefonu.

5.Cele i postawy przetwarzania danych osobowych
Będziemy przetwarzali Państwa dane osobowe w przesłania Państwu zaproszenia na organizowane przez nas Wydarzenie, oznaczenia Państwa tożsamości jako uczestnika Wydarzenia, umożliwienia Państwu uczestnictwa w Wydarzeniu, m.in. poprzez prowadzenie przez Administratora ewidencji uczestników, a także zapewnienia bieżącej komunikacji w sprawach związanych z Wydarzeniem, w tym możemy przetwarzać dane w celu przesłania Państwu materiałów dotyczących Wydarzenia oraz podziękowań za udział w Wydarzeniu. Podstawą prawną przetwarzania Państwa danych osobowych jest prawnie uzasadniony interes Administratora (art. 6 ust. 1 lit. f RODO) polegający na organizacji Wydarzenia, w tym pełnieniu nadzoru nad jego przeprowadzeniem oraz zapewnieniu bezpieczeństwa jego uczestnikom. W przypadku otrzymania z Państwa strony skargi lub reklamacji, będziemy przetwarzać Państwa dane osobowe w celu ich przyjęcia, rozpatrzenia, a także udzielenia Państwu odpowiedzi w zgłoszonej sprawie – w tym zakresie dane osobowe będą przetwarzane przez Administratora na podstawie art. 6 ust. 1 lit. f RODO, tj. w ramach realizacji tzw. interesu prawnego Administratora polegającego na obsłudze reklamacji, obronie naszych praw oraz poprawy jakości świadczonych przez nas usług. Dane osobowe mogą być przez nas również przetwarzane w celu dochodzenia roszczeń lub obrony naszych praw, na podstawie art. 6 ust. 1 lit. f RODO, a prawnie uzasadnionym interesem realizowanym przez Administratora jest w tym przypadku dochodzenie i obrona przed roszczeniami. W przypadku złożenia przez Państwa wniosku dotyczącego realizacji Państwa praw wynikających z przepisów RODO, podstawą prawną przetwarzania przez nas Państwa danych osobowych będzie art. 6 ust. 1 lit. c RODO (realizacja obowiązków prawnych Administratora) oraz art. 6 ust. 1 lit. f RODO (prawnie uzasadniony interes polegający na obsłudze otrzymywanych zgłoszeń). Administrator może również przetwarzać Państwa dane osobowe na podstawie art. 6 ust. 1 lit. f RODO, tj. w ramach tzw. prawnie uzasadnionego interesu Administratora polegającego na prowadzeniu marketingu bezpośredniego naszego i podmiotów trzecich. W przypadku, gdy osoba, której dane dotyczą, wyrazi dodatkową zgodę na otrzymywanie z naszej strony informacji handlowych dotyczących produktów i usług oferowanych przez nas bądź naszych partnerów oraz przetwarzania danych osobowych w tym celu, to dane osobowe będą również przez nas przetwarzane w ramach prowadzenia działań marketingowych za pośrednictwem kanału komunikacji wybranego przez osobę udzielającą zgody; podstawą prawną prowadzenia działań marketingowych przez Administratora jest w takim przypadku art. 6 ust. 1 lit. a RODO (tj. wyrażona zgoda).
W przypadku, gdy Administrator będzie utrwalał przebieg Wydarzenia, a także wykorzystywał Państwa wizerunek (oraz głos, gdy dotyczy) jako części całości Wydarzenia, w celach związanych z dokumentacją organizowanego przedsięwzięcia, jak również reklamowych i promocyjnych, w tym w celach związanych z promowaniem następnych edycji Wydarzenia, to Administrator będzie przetwarzał Państwa dane osobowe na podstawie art. 6 ust. 1 lit. f RODO, tj. w ramach prawnie uzasadnionego interesu Administratora, jakim jest dokumentacja organizowanego Wydarzenia oraz promocja działalności Administratora. Dodatkowo, Administrator informuje, że w przypadku, gdy dojdzie do publikacji materiałów dotyczących Wydarzenia (w szczególności relacji reporterskiej z wydarzenia) w tytułach prasowych Administratora (zarówno tradycyjnych (drukowanych), jak i w ramach cyfrowych portali prasowych), to Administrator będzie przetwarzał materiał wideo oraz/lub zdjęcia mogące zawierać Państwa wizerunek (oraz głos, gdy dotyczy), jako część materiału prasowego w rozumieniu ustawy z dnia 26 stycznia 1984 r. Prawo prasowe.

6.Dobrowolność podania danych osobowych
Podanie przez Państwa danych osobowych, w celach o których mowa w pkt 5 powyżej jest dobrowolne, jednakże ich niepodanie może uniemożliwić Państwu uczestnictwo w Wydarzeniu, a niekiedy także realizację innych uprawnień, które Państwu przysługują.

7.Odbiorcy danych osobowych
W niektórych przypadkach, gdy będzie to niezbędne dla prowadzenia naszej działalności, umożliwienia wykonania nam naszego zobowiązania lub realizacji nałożonego na nas obowiązku, będziemy uprawnieni do ujawnienia Państwa danych osobowych następującym grupom odbiorców:
•podmiotom świadczącym na naszą rzecz obsługę techniczna, informatyczną i administracyjną, w tym w szczególności: usługi IT, analityczne, serwisowe, archiwizacji i niszczenia dokumentów, obsługi korespondencji, usługi doradcze, audytowe, windykacyjne i prawne, dostawcom narzędzi informatycznych, a także operatorom pocztowym i firmom kurierskim;
•sponsorom lub partnerom Wydarzenia, oznaczonym w treści Regulaminu Wydarzenia;
•spółkom z naszej grupy kapitałowej GK Orlen - w przypadku, gdy jest to niezbędne do realizacji wewnętrznych procesów biznesowo-administracyjnych.

8.Transfer danych poza EOG
W przypadku konieczności przekazania danych poza Europejski Obszar Gospodarczy, co omże mieć miejsce w szczególności w przypadku korzystania przez Administratora z niezbędnych narzedzi w zakresie IT, zagwarantujemy zastosowanie adekwatnych środków ochrony danych osobowych, w tym m.in.: a) art. 45 ust. 1 RODO – na podstawie decyzji Komisji Europejskiej stwierdzającej odpowiedni poziom ochrony (w przypadku krajów, wobec których została wydana taka decyzja), b) art. 46 ust. 2 lit. c) RODO - na podstawie zawartej umowy o transfer danych, opartej na Standardowych Klauzulach Umownych przyjętych w drodze decyzji przez Komisję Europejską, c) art. 47 RODO - w ramach przyjętych wiążących reguł korporacyjnych. W przypadku przekazania danych poza obszar EOG, przysługuje Państwu prawo do informacji o sposobach uzyskania kopii zabezpieczeń lub o miejscu ich udostępnienia. Zapewniamy, że transfer realizowany jest przez Administratora wyłącznie w uzasadnionych przypadkach przy każdorazowym poszanowaniu Państwa prywatności.

9.Okres przetwarzania danych osobowych
Państwa dane osobowe będą przez nas przetwarzane przez okres niezbędny do przesłania Państwu zaproszenia na Wydarzenia, otrzymania potwierdzenia Państwa obecności, umożliwienia Państwa uczestnictwa w Wydarzeniu, w tym zapewnieniu Państwa bezpieczeństwa podczas Wydarzenia. W przypadkach, gdy podstawą prawną przetwarzania jest nasz uzasadniony interes, to dane osobowe będą przez nas przetwarzane przez okres niezbędny do realizacji celu przetwarzania lub do momentu wyrażenia przez Państwa sprzeciwu, w zależności który warunek ziści się wcześniej. W zakresie działań marketingowych będziemy przetwarzać Państwa dane przez okres w jakim cele wynikające ze zgody lub z naszego prawnie uzasadnionego interesu pozostają ważne, ale nie dłużej niż do chwili złożenia przez Państwa sprzeciwu albo cofnięcia zgody. Dane osobowe mogą być także przetwarzane przez okres, w którym mogą się pojawić ewentualne roszczenia związane z Państwa uczestnictwem w Wydarzeniu (np. w związku ze zgłoszoną reklamacją) – okres przedawnienia roszczeń określony jest przepisami ustawy Kodeks cywilny.
Jeżeli dalsze korzystanie z danych osobowych nie będzie konieczne lub nie będzie objęte obowiązkiem wynikającym z przepisów prawa, Administrator podejmie uzasadnione działania w celu usunięcia ich ze swoich systemów i archiwów lub podejmie działania w celu ich anonimizacji.
W przypadku, gdy dojdzie do publikacji materiałów dotyczących Wydarzenia (w szczególności relacji reporterskiej z Wydarzenia) w tytułach prasowych Administratora (zarówno tradycyjnych - drukowanych, jak i w ramach cyfrowych portali prasowych), Administrator będzie przetwarzał Państwa dane osobowe jako część materiału prasowego w rozumieniu ustawy z dnia 26 stycznia 1984 r. Prawo prasowe. To oznacza, że Państwa dane osobowe będą w tym zakresie przetwarzane również po okresie niezbędnym do przeprowadzenia Wydarzenia, jako element realizacji działalności dziennikarskiej i prasowej Administratora. Jeżeli Administrator będzie także wykorzystywał Państwa wizerunek (na podstawie zgody udzielonej na zasadach określonych w niniejszym regulaminie), to Państwa dane osobowe będą przetwarzane przez Administratora przez okres, w którym oświadczenie o zgodzie na wykorzystanie wizerunku pozostaje aktualne.

10.Profilowanie i zautomatyzowane podejmowanie decyzji
Państwa dane osobowe nie będą podlegały profilowaniu. Administrator nie będzie także dokonywać operacji przetwarzania danych w sposób całkowicie zautomatyzowany, które jednocześnie mogłyby prowadzić do wydawania decyzji, wywołujących wobec konkretnej osoby skutki prawne lub w podobny sposób istotnie na nią wpływających.

11.Pouczenie o przysługujących prawach
Przysługuje Państwu prawo żądania:

a.dostępu do treści swoich danych - w granicach art. 15 RODO,
b.ich sprostowania – w granicach art. 16 RODO,
c.ich usunięcia - w granicach art. 17 RODO,
d.ograniczenia przetwarzania - w granicach art. 18 RODO,
e.przenoszenia danych - w granicach art. 20 RODO.

W przypadku przetwarzania danych osobowych przez Administratora w celu realizacji prawnie uzasadnionych interesów (o których mowa w pkt 5 – tj. w oparciu o art. 6 ust. 1 lit. f) RODO), osoba której dane dotyczą, ma prawo w dowolnym momencie wnieść sprzeciw – z przyczyn związanych z jej szczególną sytuacją.
Jeśli podstawą przetwarzania przez nas danych osobowych jest Państwa zgoda, wówczas posiadają Państwo prawo do cofnięcia tej zgody w dowolnym momencie. Cofnięcie zgody nie wpływa jednak na zgodność z prawem przetwarzania przez nas danych osobowych, którego dokonaliśmy na podstawie zgody przed jej cofnięciem.
Wszystkie powyżej wymienione uprawnienia mogą Państwo zrealizować poprzez zwrócenie się na adres kontaktowy: [email protected] albo pisemnie na nasz adres: Polska Press sp. z o.o., ul. Domaniewska 45, 02-672 Warszawa z dopiskiem „RODO”.
Przysługuje Państwu prawo do wniesienia skargi do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych.